Крок за кроком: як отримати оплату лікарняного
Лікарняний для працівника — це реалізація права на відпочинок та відновлення здоров’я. Він підтверджує непрацездатність та є підставою для виплати допомоги. Розглянемо, як здійснюється оплата лікарняних, випадки відмови в оплаті та відповідальність за помилки.
Загальні правила
Призначення та здійснення страхових виплат у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності регулює Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).
Страхова виплата призначається та здійснюється за основним місцем роботи (діяльності) для осіб, які працюють на умовах трудового договору (контракту), гіг-контракту, іншого цивільно-правового договору та на інших підставах, передбачених законом. Допомога по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною), а також допомога по вагітності та пологах надаються за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом (наймом) відповідно до порядку, встановленого Кабінетом Міністрів України, з урахуванням особливостей для страхових випадків, передбачених абзацом третім частини третьої статті 36 Закону № 1105 (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105).
Розмір допомоги залежить від кількості днів непрацездатності, страхового стажу та сумарного заробітку працівника за розрахунковий період.
Залежно від ситуації, розрахунковим періодом можуть бути:
| 12 місяців, які передують місяцю початку хвороби | Якщо працівник працював рік і більше. Це найпоширеніший варіант розрахункового періоду. |
| Кількість повних календарних місяців трудових відносин | Якщо працівник перебуває у трудових відносинах менше року. Наприклад, якщо працівник працює з 1 травня 2026 року, то розрахунковим періодом буде період з 1 травня 2026 року по 1 січня 2027 року (якщо хвороба настала в січні). |
| Фактично відпрацьований час | Якщо працівник не відпрацював навіть одного повного календарного місяця. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 20 січня 2026 року, то розрахунковим періодом буде саме цей період до дня хвороби. |
Якщо ж працівник захворів у перший робочий день, розрахункового періоду не буде, і оплата лікарняних здійснюватиметься на основі встановленого посадового окладу.
Сума страхових виплат та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. Розмір денної виплати встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу.
Стаж роботи працівника впливає на розмір лікарняних через коефіцієнт, який застосовується до середньої заробітної плати:
| КОЕФІЦІЄНТ | СТАЖ |
| 50% | Менше 3 років |
| 60% | Від 3 до 5 років |
| 70% | Від 5 до 8 років |
| 100% | 8 років і більше |
Наприклад, якщо середня зарплата працівника становить 10 000 гривень:
- зі стажем 3 роки, лікарняні складуть 5 000 гривень (50%);
- зі стажем 8 років і більше, лікарняні складуть 10 000 гривень (100%).
Важливо: стаж роботи для розрахунку лікарняних — це стаж, за який сплачено страхові внески до Фонду соціального страхування України.
Роботодавець оплачує перші п’ять днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві. Решту днів оплачує Пенсійний фонд України (ПФУ).
Підстави для оплати тимчасової непрацездатності працівників визначені частиною першою статті 23 Закону № 1105.
Електронний лікарняний, що формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності, є підставою для оплати. Він надсилається страхувальникам через кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ (п. 2 розд. ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234).
Нарахування матеріального забезпечення та оформлення заяви-розрахунку здійснюється роботодавцем на підставі рішення уповноваженого із соціального страхування.
Бухгалтер подає заяву-розрахунок до територіальних органів ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення страхової виплати, одним із таких способів:
- у паперовій формі (особисто або поштою);
- в електронній формі через вебпортал ПФУ або Портал Дія (за наявності технічної можливості) (п. 4 Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою правління ПФУ від 19.08.2025 № 28-1).
ПФУ, за відсутності зауважень, фінансує роботодавця протягом трьох робочих днів після надходження заяви-розрахунку (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).
Щойно кошти надійдуть на рахунок, роботодавець зобов’язаний виплатити допомогу працівнику в найближчий день зарплати, а виконавцю робіт за договором — протягом десяти робочих днів після призначення допомоги.
На розмір та особливості оплати лікарняного можуть впливати належність працівника до певної категорії (чорнобильці, учасники бойових дій тощо), а також умови, за яких настала непрацездатність (наприклад, простій чи прогул).
Відмова в оплаті лікарняних
Відповідно до частини 1 статті 16 Закону № 1105, уповноважений орган відмовляє в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності у таких випадках:
- Страховий випадок трапився під час вчинення злочину.
- Застрахована особа навмисно заподіяла шкоду своєму здоров’ю або симулювала хворобу для ухилення від роботи.
- Страховий випадок настав під час перебування особи під арештом, проведення судово-медичної експертизи, а також під час примусового лікування, призначеного за постановою суду.
- Непрацездатність спричинена захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного чи іншого виду сп’яніння.
- Страховий випадок настав у період відпустки без збереження зарплати, а також творчої чи додаткової відпустки.
- Період, зазначений у листку непрацездатності, визнано необґрунтованим.
Також відмову в оплаті лікарняних отримують працівники, які під час тимчасової непрацездатності порушують встановлений лікарем режим, не виконують рекомендацій фахівців або без поважних причин не з’являються на медичний огляд. У таких випадках працівники втрачають право на оплату лікарняного з дня допущеного порушення.
Відповідальність за неправильно оплачені лікарняні
Роботодавець несе відповідальність за порушення порядку використання страхових коштів, тобто за неправильно нараховані суми для оплати листків непрацездатності (п. 1 ч. 5 ст. 8 Закону № 1105). Роботодавець зобов’язаний повернути ПФУ неправомірно витрачену суму страхових коштів у повному обсязі, а також сплатити штраф у розмірі 50 % цієї суми (ч. 6 ст. 8 Закону № 1105).
Роботодавець також несе відповідальність за:
- Несвоєчасне або неповне повернення страхових коштів.
- Несвоєчасне подання або неподання відомостей, встановлених Законом № 1105.
- Подання недостовірних відомостей про використання страхових коштів.
- Шкоду, заподіяну застрахованим особам або уповноваженому органу управління внаслідок невиконання або неналежного виконання обов’язків, визначених Законом № 1105 (ч. 5 ст. 8 Закону № 1105).