Нескінченні наради приховують проблеми з виконанням: що мають знати лідери
Час від часу повторювані наради залишаються, коли організація перетворює їх на єдине надійне місце для вирішення завдань, що виходять за рамки стандартних процесів.
Ключові висновки
- Наради, що проводяться регулярно, часто переживають своє первісне призначення, оскільки стають стандартним шляхом для вирішення виняткових ситуацій, які не вписуються в звичайний процес.
- Скасування наради не усуває роботу – проблеми просто зупиняються в іншому місці й повертаються, адже сама відповідальність не створює шляху для непроцесних випадків.
- Реальна вартість полягає в затримці між нарадами: робота чекає, інші завдання планується навколо неї, а час керівників витрачається на винятки, які не повинні потребувати їхньої участі.
Щотижнева нарада була створена для вирішення однієї незвичної проблеми в міжфункціональній ініціативі. Стандартний процес не передбачав чіткого шляху до її вирішення, тому керівництво зібрало потрібних людей і розв’язало її там.
Це спрацювало. Через кілька тижнів з’явилася друга виняткова ситуація, і оскільки ті самі люди вже зустрічалися, проблему додали до порядку денного. Потім надійшла ще одна проблема з іншої частини ініціативи.
Минули місяці, а початкова проблема зникла. Наради – ні.
Тепер її порядок денний містив суміш виняткових ситуацій, які не вписувалися в звичайний процес. Усі погоджувалися, що нарада забирає занадто багато часу керівників, тому хтось запропонував її скасувати.
Команда спробувала повернути наступну незвичайну проблему до звичайного шляху. Вона зупинилася, оскільки процес не мав чіткого шляху для вирішення чогось, що виходило за межі його стандартних припущень.
Тож проблема повернулася на нараду.
Ось чому деякі повторювані наради продовжують існувати довго після того, як проблема, що їх спричинила, зникла. Нарада стала місцем, куди потрапляє невирішена робота, коли решта організації не знає, куди її покласти.
Нарада вирішує проблему, яку календар не створив
Керівники зазвичай помічають перевантаження нарадами через календар. Занадто багато регулярних зустрічей. Одні й ті самі керівники постійно присутні. Порядки денні ростуть, а робота чекає наступної наради, перш ніж рухатися далі.
Це робить дисципліну нарад схожою на проблему. Інколи так і є. Але скасування наради не усуває роботу, яку ця нарада переносила. Якщо організація не має надійного шляху для вирішення незвичної проблеми, виняткової ситуації, що вимагає участі кількох відділів, або проблеми, що виходить за межі стандартного процесу, ця робота все одно потребує місця.
Повторювана нарада стає цим місцем.
Це відрізняється від наради, спричиненої нечіткою відповідальністю. Всі можуть точно знати, хто відповідає за проблему. Складність полягає в тому, що звичайний шлях не підказує відповідальному, як вирішити проблему, коли вона перетинає межі або виходить за рамки очікуваного випадку.
Ця відмінність важлива, оскільки виправлення календаря не вирішить проблему маршрутизації виконання завдань.
Винятки починають навчати організацію, куди спрямовувати роботу
Перший виняток виглядає тимчасовим. Проєкт стикається з чимось незвичним, наявний процес не може впоратися з цим належним чином, і керівництво створює форум, де потрібні люди можуть це врегулювати. Проблема починається, коли форум працює краще, ніж навколишній операційний шлях.
Якщо проблема, ймовірно, зупиниться деінде, люди приносять її на нараду. Якщо потрібно узгодження кількох відділів, вони приносять її на нараду. Якщо звичайний процес не покриває цей випадок, вони приносять його на нараду.
З часом організація починає спрямовувати невизначеність туди, де вже доведено, що це може бути вирішено. Те, що почалося як одна тимчасова розмова, стає неофіційним місцем для винятків.
Саме в цей момент нарада перестає бути відповіддю на одну проблему і стає частиною того, як функціонує організація.
Скасування наради виявляє те, з чим процес досі не може впоратися
Механізм підтримки стає видимим, коли хтось намагається перенаправити роботу.
У прикладі запуску, керівництво розглядало можливість скасування щотижневої наради, оскільки початкова проблема була вирішена, а постійний форум забирав занадто багато часу. Наступна незвичайна проблема була повернута до звичайного процесу. Але вона не зрушила з місця.
Один відділ міг завершити свою частину, але проблема перетнула територію, яку процес не визначав. Інша команда потребувала інформації, яка не вимагалася жодним стандартним переданням. Власник був відомий, але сама відповідальність не створювала шляху для подолання винятку.
Проблема повернулася на нараду, тому що нарада все ще могла зробити те, чого не міг звичайний процес.
Це свідчить про те, що нарада виживає не тому, що керівники забули її скасувати. Вона виживає тому, що організація перетворила нараду на єдине надійне місце, де певна робота може бути вирішена.
Нескінченні наради можуть бути замаскованою проблемою маршрутизації
Це один із способів, яким нескінченні наради стають витоком виконання завдань.
Видимим симптомом є навантаження календаря, але основна проблема криється в русі роботи. Міжфункціональні проблеми чекають до наступної сесії. Старші керівники залучаються до операційних винятків, тому що нарада – це єдине місце, де потрібна комбінація людей регулярно збирається.
Проблеми накопичуються між нарадами, тому що команди знають, що форум – це місце, де вони нарешті будуть вирішені. Нарада може навіть виглядати продуктивною, тому що приймаються рішення та усуваються перешкоди.
Ця удавана корисність робить справжню проблему складнішою для виявлення. Організація не запитує, чому так багато роботи взагалі потребує наради.
Зі зростанням кількості винятків, що спрямовуються до одного й того ж форуму, нарада стає перевантаженою. Більше людей беруть участь, тому що більше відділів залучено. Порядок денний розтягується, тому що непов’язані проблеми мають один пункт призначення.
Незабаром організація стикається з нескінченними нарадами не тому, що люди люблять наради, а тому, що нарада стала інфраструктурою для невирішеної роботи.
Витрати виявляються між нарадами
Реальна вартість – це не лише година, проведена в кімнаті. Робота може зупинитися, поки люди чекають наступної сесії.
Команда може завершити все, що вона може зробити, але все ще не може рухатися далі, тому що виняток вимагає участі людей, які не зберуться до четверга. Рішення, яке могло б зайняти 10 хвилин після присутності потрібних людей, може чекати кілька днів, тому що нарада стала маршрутом.
Затримка поширюється і за межі самої проблеми. Команди починають планувати іншу роботу навколо наради, тому що знають, що певні рішення не можуть зрушити з місця, доки не відбудеться форум. Те, що почалося як один виняток, починає впливати на темп непов’язаної роботи.
Їхня увага поглинається операційними винятками, які не повинні вимагати регулярного втручання керівництва. Нарада надає організації доступ до суджень вищого керівництва, але також робить роботу залежною від цього доступу.
Витрати зростають, оскільки форум стає успішнішим. Чим більше проблем він вирішує, тим імовірніше команди принесуть туди наступну незвичайну проблему, замість того, щоб шукати інший шлях.
Нарада стає більш зайнятою, тому що вона працює.
Насправді, цей попит на координацію є свідченням того, що організація сконцентрувала обробку винятків в одній повторюваній події.
Корисна нарада все ще може виявити слабкість у виконанні
Помилка полягає в припущенні, що повторювана нарада – це лише проблема нарад. Іноді календар відображає щось глибше.
Організація створила надійне місце для винятків, не створивши при цьому такого ж надійного способу їх проходження через звичайну роботу.
Ось чому скасування наради може не спрацювати. Невирішена робота не зникає. Вона зупиняється, ескалується або повертається до тієї ж групи людей. Повторювана нарада тоді виживає, тому що вона несе структурне навантаження, яке решта операційної системи не поглинула.
Це діагноз, який лідери можуть пропустити, коли зосереджуються лише на зменшенні кількості нарад. Перевантажений календар – це видимий симптом. Глибша проблема виконання завдань полягає в тому, що занадто багато роботи все ще потребує наради, перш ніж вона зможе рухатися далі.
Ключові висновки
- Наради, що проводяться регулярно, часто переживають своє первісне призначення, оскільки стають стандартним шляхом для вирішення виняткових ситуацій, які не вписуються в звичайний процес.
- Скасування наради не усуває роботу – проблеми просто зупиняються в іншому місці й повертаються, адже сама відповідальність не створює шляху для непроцесних випадків.
- Реальна вартість полягає в затримці між нарадами: робота чекає, інші завдання планується навколо неї, а час керівників витрачається на винятки, які не повинні потребувати їхньої участі.
Щотижнева нарада була створена для вирішення однієї незвичної проблеми в міжфункціональній ініціативі. Стандартний процес не передбачав чіткого шляху до її вирішення, тому керівництво зібрало потрібних людей і розв’язало її там.
Це спрацювало. Через кілька тижнів з’явилася друга виняткова ситуація, і оскільки ті самі люди вже зустрічалися, проблему додали до порядку денного. Потім надійшла ще одна проблема з іншої частини ініціативи.
Минули місяці, а початкова проблема зникла. Наради – ні.
Джерело новини: www.entrepreneur.com