Наука підказує: як планувати зустрічі ефективніше
Запланувавши зустрічі, ви можете помилятися в найважливіший момент. Ось що каже наука, як варто робити натомість.
Створюючи робочий процес навколо того часу, коли ваші співробітники почуваються найпродуктивнішими, ви заохочуєте їх до найвищої ефективності. А хто цього не хоче?
Виявлено, що кожен має свій циркадний ритм – внутрішній годинник, який визначає, коли людина почувається найбільш зібраною. Пікові періоди продуктивності — це те, що ви відкриваєте для себе з часом і навколо чого будуєте свій день.
Звісно, повністю перебудувати стандартний робочий день неможливо, але можна бути більш уважним до того, які завдання виконуються і коли. Наприклад, якщо ви знаєте, що ваш провідний інженер найбільш зосереджений пізно вранці, це може бути не найкращий час для запланованого щотижневого дзвінка.
Подібно до багатьох інших у країні, я щойно додивився напружену медичну драму від HBO «The Pitt». Наскільки б я не любив доктора Роббі та решту денної команди серіалу, навколо яких обертається сюжет, завжди захоплює, коли їхні виснажливі 15-годинні зміни добігають кінця і з’являється нічна зміна.
Щоб стати лікарем реанімації, потрібен особливий склад характеру, а щоб стати тим, хто особливо любить працювати вночі, — ще більш специфічний. Як каже доктор Еббот, головний лікар нічної зміни, у прощальній промові до свого персоналу: «Ми — нічні мисливці. Ми маємо справу з найдивнішим і найнепередбачуванішим, тому що…» — і тут група хором додає — «ми самі найдивніші та найнепередбачуваніші з усіх!»
Ця чудова сцена змусила мене задуматися. І не тільки про те, наскільки я вдячний, що є чоловіки й жінки, які чергують у наших лікарнях у найглибші години ночі. Це також нагадало мені, що кожен має свій циркадний ритм — внутрішній годинник, який визначає, коли людина почувається найбільш зібраною.
Як засновник, я колись припускав, що продуктивність — це переважно питання дисципліни: якщо хтось не демонструє найвищого рівня мислення в основні робочі години, йому просто потрібні кращі звички. Я помилявся. Те, чого я навчився, як створюючи Jotform, так і спостерігаючи за тим, як насправді працює наша команда, — це те, що пікові періоди продуктивності потрібно відкривати та будувати навколо них.
Наука, що стоїть за циркадними ритмами
Всупереч думці, що люди — це або «жайворонки», або «сови», виявляється, існує цілий діапазон годин, коли людина може бути схильна до найкращого мислення. Особисто я найбільш продуктивний вранці; до 15:00 мені доводиться докладати зусиль, щоб залишатися зосередженим. Це далеко не стосується всіх — насправді, недавнє дослідження з Journal of Sleep Research виявило чотири чіткі профілі циркадних ритмів, включаючи, але не обмежуючись, тих, хто досягає піку продуктивності вдень.
Що визначає, до якого профілю ви належите? Значною мірою генетика, хоча вік також відіграє роль — підлітки та молодь, як правило, більш «пізні», тоді як старші дорослі часто найкраще почуваються раніше. Світло, фізичні вправи та навіть час прийому їжі можуть впливати на ваші ритми, але ніщо з цього не зможе фундаментально змінити їх. Ви, значною мірою, народжені зі своїм «годинником».
Чому керівники повинні це враховувати? Тому що розуміння того, коли ваші співробітники працюють найкраще, безпосередньо впливає на їхню ефективність. Коли ми плануємо нашу найскладнішу роботу, не зважаючи на те, коли наші люди перебувають на піку когнітивних здібностей, їхня продуктивність страждатиме, а ваш прибуток — також.
Побудова робочого процесу навколо найкращих годин вашої команди
Ймовірно, ви вже знаєте, коли особисто ви працюєте найкраще. Якщо ні, я пропоную вести «журнал енергії», щоб відзначати час доби, коли ви почуваєтеся бадьорим та мотивованим, і коли починаєте втрачати концентрацію.
Але керівники, як правило, мають більше гнучкості, ніж їхні команди. Як CEO, ніхто не дивується моїм приходам та відходам з офісу. Я можу піти на прогулянку посеред дня або мати довгий обід з колегою, не турбуючись про те, що подумає мій начальник про мою відсутність. Це одна з переваг бути босом.
Ваші співробітники не мають такої розкоші. І багато хто не захоче добровільно ділитися інформацією про свої пікові години, якщо ви явно не створите безпечні умови для цього. Професор менеджменту Стефан Фольк у своїй статті для Harvard Business Review пропонує використовувати безкоштовний інструмент, як-от Munich ChronoType Questionnaire, щоб дізнатися більше про найбільш продуктивні години членів вашої команди. «При вдумливому використанні ці оцінки показують, де рівні енергії збігаються, а де розходяться, допомагаючи керівникам вирішувати, коли призначати складні обговорення, доручати складні завдання та передавати менш складну роботу», — пише він.
Звісно, повністю перебудувати стандартний робочий день неможливо. Але можна бути більш уважним до того, які завдання виконуються і коли. Наприклад, якщо ви знаєте, що ваш провідний інженер найбільш зосереджений пізно вранці, це може бути не найкращий час для запланованого щотижневого дзвінка. Для спільних проєктів обізнаність щодо хронотипу кожного може допомогти визначити, коли виконується основна частина роботи.
У Jotform я вважаю корисним подавати приклад. Окрім необхідного спільного часу протягом дня, я байдужий до того, коли співробітники виконують свою роботу. Для мене ранок — це час для глибокої роботи, і я не планую нічого зайвого протягом годин, коли мій розум найбільш активний. Коли керівники демонструють таку самосвідомість, це дає співробітникам дозвіл робити те саме.
Нічні мисливці доктора Еббота процвітають у ранні години, і це чудово для них (і для будь-кого, хто має екстрену ситуацію о 3 ранку). Дуже ймовірно, що деякі члени вашої команди теж. Створюючи робочий процес навколо того часу, коли ваші співробітники почуваються найпродуктивнішими, ви заохочуєте їх до найвищої ефективності. А хто цього не хоче?
Ключові висновки
- Кожен має свій циркадний ритм — внутрішній годинник, який визначає, коли людина почувається найбільш зібраною. Пікові періоди продуктивності — це те, що ви відкриваєте для себе з часом і навколо чого будуєте свій день.
- Звісно, повністю перебудувати стандартний робочий день неможливо, але можна бути більш уважним до того, які завдання виконуються і коли. Наприклад, якщо ви знаєте, що ваш провідний інженер найбільш зосереджений пізно вранці, це може бути не найкращий час для запланованого щотижневого дзвінка.
Подібно до багатьох інших у країні, я щойно додивився напружену медичну драму від HBO «The Pitt». Наскільки б я не любив доктора Роббі та решту денної команди серіалу, навколо яких обертається сюжет, завжди захоплює, коли їхні виснажливі 15-годинні зміни добігають кінця і з’являється нічна зміна.
Щоб стати лікарем реанімації, потрібен особливий склад характеру, а щоб стати тим, хто особливо любить працювати вночі, — ще більш специфічний. Як каже доктор Еббот, головний лікар нічної зміни, у прощальній промові до свого персоналу: «Ми — нічні мисливці. Ми маємо справу з найдивнішим і найнепередбачуванішим, тому що…» — і тут група хором додає — «ми самі найдивніші та найнепередбачуваніші з усіх!»
Ця чудова сцена змусила мене задуматися. І не тільки про те, наскільки я вдячний, що є чоловіки й жінки, які чергують у наших лікарнях у найглибші години ночі. Це також нагадало мені, що кожен має свій циркадний ритм — внутрішній годинник, який визначає, коли людина почувається найбільш зібраною.
Інформація підготовлена на основі матеріалів: www.entrepreneur.com