Акт про відсутність працівника на роботі: що потрібно знати

Роботодавець не має права звільнити працівника лише через його відсутність на роботі. Важливо належним чином задокументувати цей факт та спроби зв’язатися з працівником. Щоб уникнути претензій з боку працівників та перевіряючих органів, дотримуйтеся вимог законодавства та використовуйте зразок акту про відсутність працівника на роботі за ДСТУ 4163:2020.

Перед звільненням працівника за прогул (п. 4 ст. 40 КЗпП) або у зв’язку з відсутністю на роботі понад чотири місяці з невідомих причин (п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП), кадровику потрібно виконати значний обсяг роботи, зокрема, документувати відсутність працівника та спроби встановити з ним зв’язок.

Особа, якій роботодавець доручив розслідування факту відсутності співробітника, повинна скласти акт про відсутність працівника на роботі. До складання такого документа залучаються свідки, які можуть підтвердити відсутність співробітника на робочому місці протягом усього робочого дня або його частини. Також можуть залучатися члени представницького органу трудового колективу.

В Україні доцільно складати акт про відсутність працівника щодня, поки триває розслідування.

На практиці ж нерідко акти складають не щодня, а раз на тиждень або навіть на місяць. Однак у таких випадках необхідно зібрати додаткові документальні підтвердження відсутності працівника, а саме:

Табелі обліку використання робочого часу, що ведуться на підставі зданих перепусток або інших документів.
Відомості автоматизованої системи обліку приходу/уходу працівників.
Копії журналів, у яких працівники ставлять свій підпис при приході на роботу (уході з роботи) тощо.

Крім того, доповідні записки працівників, до обов’язків яких належить спостереження за приходом/уходом інших працівників (чергові бюро перепусток, охоронники та ін.), можуть слугувати додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі.