Складання та впровадження гнучких графіків роботи

Введення змінного графіка роботи: покрокова інструкція для роботодавця

Змінний графік роботи – це один з ключових інструментів організації трудового процесу, особливо актуальний в умовах воєнного стану. Він дозволяє забезпечити безперервність виробництва та ефективне використання ресурсів. У цій статті ми розглянемо, як правильно запровадити та оформити змінний графік роботи, враховуючи вимоги законодавства.

Що таке змінний графік роботи

Робочий час є суттєвою умовою трудового договору, що стосується інтересів як працівника, так і роботодавця. Розподіл норми робочого часу протягом доби, тижня чи іншого періоду – це і є режим (графік) робочого часу.

Загальний графік робочого часу, як-от п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними, є звичним для більшості працівників. Однак, якщо п’ятиденний тиждень недоцільний через характер виробництва чи умови праці, встановлюється шестиденний робочий тиждень з одним вихідним днем (ст. 52 КЗпП).

Робота змінами – це особливий, спеціальний графік робочого часу, що застосовується до окремих категорій працівників. Це режим праці, за якого працівники чергуються за змінами відповідно до встановленого графіка обліку робочого часу (наприклад, перша зміна – з 08:00, друга – з 14:00, нічна – з 22:00).

ВАЖЛИВО!

На період воєнного стану роботодавець має право визначати час початку і закінчення щоденної роботи (ч. 4 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі – Закон № 2136).

Змінна робота – це метод організації праці у дві, три або чотири зміни, який може бути безперервним або з перервами. Працівники послідовно змінюють один одного на робочих місцях згідно з графіком змінності. Цей режим застосовується, коли тривалість виробничого процесу перевищує допустиму тривалість щоденної роботи, або для ефективнішого використання обладнання, збільшення обсягів продукції чи послуг. Графіки змінності передбачають прямий порядок чергування (перша, друга, третя зміна) або зворотний (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 № 493/13/84-16).

Таким чином, робоча зміна – це тривалість часу праці згідно з графіком протягом доби.

Організація змінного режиму роботи на прикладі готелю

Графік змінної роботи використовується багатьма роботодавцями, особливо у сфері обслуговування, для забезпечення безперервного виконання роботи. Розглянемо організацію змінного режиму на прикладі готелю, який потребує цілодобового обслуговування.

Визначення правових підстав для зміни режиму роботи

Зміна графіку роботи (перехід до роботи змінами) є законною, якщо відбулися зміни в організації виробництва і праці, що зумовлені початком цілодобового процесу виконання роботи для покращення якості обслуговування клієнтів.

При запровадженні змінного графіка роботи слід керуватися нормами законодавства. Зокрема, КЗпП регламентує організацію роботи змінами (ст. 58, 59):

• При змінних роботах працівники чергуються в змінах рівномірно, згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
• Перехід з однієї зміни в іншу, як правило, відбувається через кожний робочий тиждень у години, визначені графіками змінності.
• Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість роботи в попередній зміні (включно з обідньою перервою).
• Забороняється призначати працівника на роботу протягом двох змін поспіль.

При складанні графіків змінності роботодавець також повинен дотримуватися загальних норм регулювання робочого часу:

• Нормальна тривалість робочого часу – не більше 40 годин на тиждень (ч. 1 ст. 50 КЗпП). Виняток – об’єкти критичної інфраструктури, де в період воєнного стану тижнева норма може бути збільшена до 60 годин (ч. 1 ст. 6 Закону № 2136).
• Для працівників зі шкідливими умовами праці – не більше 36 годин на тиждень (п. 2 ч. 1 ст. 51 КЗпП). В умовах воєнного стану на об’єктах критичної інфраструктури – до 40 годин (ч. 2 ст. 36 Закону № 2136).
• Скорочена тривалість робочого часу для окремих категорій (вчителів, лікарів тощо) (ч. 3 ст. 51 КЗпП).
• Щотижневий безперервний відпочинок – не менш як 42 години в мирний час (ст. 70 КЗпП) і 24 години – під час воєнного стану (ч. 5 ст. 6 Закону № 2136).
• Час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) визначають ПВТР і графіки змінності (ст. 57 КЗпП). Під час воєнного стану – роботодавець (ч. 4 ст. 6 Закону № 2136).
• Перерва для відпочинку і харчування – до двох годин, як правило, через чотири години після початку роботи (ч. 1 ст. 66 КЗпП).
• Робота в нічний час регламентована ст. 54 КЗпП та ст. 8 Закону № 2136-IX.

Розроблення змінного графіку роботи

Перед складанням графіка змінності рекомендується ознайомитися з Методичними рекомендаціями щодо застосування підсумованого обліку робочого часу (наказ Мінпраці від 19.04.2006 № 138), які визначають умови та порядок застосування підсумованого обліку робочого часу.

Для цілодобового режиму роботи готелю роботодавець повинен розробити змінні графіки роботи, дотримуючись законодавчих вимог щодо робочого часу та відпочинку.

З огляду на необхідність безперервного виконання робіт, рекомендовано використовувати чотиризмінний графік роботи, який дозволяє працівникам працювати цілодобово.

Змінний графік роботи (зразок)

де:

д – денна зміна;

н – нічна зміна.

Застосування підсумованого обліку робочого часу при змінному режимі роботи

Запропонований змінний графік роботи може не забезпечувати дотримання норми робочого часу у 40 годин на тиждень (ст. 50 КЗпП). Тому виникає необхідність застосувати підсумований облік робочого часу, який дозволяє дотримуватися норми робочого часу за обліковий період (ст. 61 КЗпП).

Оскільки специфічні фактори на роботу працівників готелю не впливають, як обліковий період рекомендується обрати квартал. Це дозволить мінімізувати кількість перероблених годин. Норми робочого часу за обліковий період визначені в Методичних рекомендаціях.

Погодження з профспілкою графіків змінності та порядку застосування підсумованого обліку

Графіки змінності затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (або профспілковим представником) підприємства (ч. 1 ст. 52, ст. 69, п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП).

У період воєнного стану про зміну графіка роботи не потрібно попереджати працівників за два місяці (ст. 3 Закону 2136). Запровадження підсумованого обліку робочого часу може оформлюватися розпорядчим документом роботодавця, але при цьому необхідна згода первинної профспілкової організації.

Режим роботи та відпочинку при змінному режимі роботи прописують у ПВТР та графіках змінності, які погоджуються з профспілкою.

На підприємствах, де відсутня профспілка, вимоги щодо організації робочого часу зазначають у колективних договорах. Графіки змінності можуть включатися до розділу «Робочий час» колективного договору.

Запровадження змінного графіка роботи та підсумованого обліку робочого часу

У період дії воєнного стану працівника повідомляють про зміну істотних умов праці та умов оплати праці не пізніше, ніж до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону 2136).

Зважаючи на цю норму, наказ про запровадження змінного режиму роботи та підсумованого обліку робочого часу необхідно видавати до запровадження зміни істотних умов праці, щоб відділ кадрів встигнув повідомити працівників. З наказом необхідно ознайомити всіх працівників, яких він стосується.

Працівників необхідно повідомити персонально про зміну істотних умов праці та умов оплати праці. Спосіб повідомлення залишається на розсуд роботодавця.

Працівникам слід роз’яснити, що у разі незгоди на продовження роботи в нових умовах трудовий договір припиняється за пунктом 6 статті 36 КЗпП.

Видання наказу про введення у дію нової редакції ПВТР

Нову редакцію ПВТР слід ввести в дію не пізніше, ніж до запровадження зміни істотних умов праці. Дату видання наказу підприємство визначає з урахуванням часу, необхідного для ознайомлення працівників із ПВТР та графіками до терміну їх запровадження.

Наказ про зміну графіка роботи: зразок

Наказ про зміну графіка роботи – це внутрішній документ, який офіційно фіксує зміну режиму праці працівників. Він має містити:

• Реквізити підприємства: повна назва, номер та дата наказу, заголовок «Про зміну графіка роботи».
• Підстава для зміни графіка: виробнича необхідність, оптимізація робочого часу, воєнний стан, вимога законодавства тощо.
• Суть змін: дата введення нового режиму, новий режим (зміна початку/закінчення, впровадження змінності), працівники або підрозділи, яких це стосується, посилання на додаток (графік роботи/змінності).
• Ознайомлення працівників: відповідальна особа, строк ознайомлення (якщо немає форс-мажору, не менше 2–30 днів).
• Контроль за виконанням: відповідальна особа.
• Підписи: керівника та місце для ознайомлення працівників.

Видання наказу про встановлення змінного режиму роботи для конкретних працівників

За допомогою наказу кожному працівнику встановлюють змінний режим роботи. Якщо змінний графік стосується декількох працівників, можна розробити зведений наказ.

Датувати наказ варто з урахуванням умов колективного договору та ПВТР щодо порядку затвердження та ознайомлення працівників із графіками роботи.

Працівник повинен бути повідомлений про зміну істотних умов праці не пізніше, ніж до запровадження таких умов.

Керуючись цими порадами, ви зможете правильно запровадити змінний графік роботи, дотриматися всіх вимог законодавства та забезпечити злагоджену роботу підприємства.

Ознайомлення працівників з наказом, ПВТР, колективним договором, графіком роботи на обліковий період

Працівників слід ознайомити під особистий підпис з новим режимом роботи, а також зі змінами та доповненнями до колективного договору та новою редакцією ПВТР. Спосіб ознайомлення законодавчо не затверджено, тому можна обрати зручний варіант. Доцільно також ознайомлювати під підпис працівників із графіками роботи.

Звільнення працівників, які не згодні працювати за новим графіком роботи

Якщо працівники не погоджуються із запровадженими змінами щодо встановлення змінного режиму роботи, їх звільняють згідно з пунктом 6 статті 36 КЗпП.