Складання графіка відпусток: зразок і порядок дій

Графік відпусток — це план надання щорічних відпусток працівникам протягом року. У ньому фіксують, у якому місяці або в які конкретні дати працівник планує використати відпустку.

Такий графік допомагає HR, керівникам і працівникам узгодити інтереси компанії та людей. Працівник заздалегідь планує відпочинок, керівник бачить, хто буде відсутній у команді, а HR контролює залишки відпусток, строки повідомлень і документи.

Законодавство черговість надання відпусток визначає на основі графіків, які затверджує роботодавець за погодженням із профспілкою або іншим уповноваженим представницьким органом трудового колективу (за наявності такого) і доводить до відома всіх працівників. Це передбачено статтею 79 КЗпП та статтею 10 Закону України “Про відпустки”.

Чи обов’язково складати графік відпусток

Так, графік відпусток зобов’язані складати роботодавці, які мають працівників у трудових відносинах. Закон України “Про відпустки” поширюється на працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, а також на тих, хто працює за трудовим договором у фізичної особи.

Закон не робить винятку для малого бізнесу. Тобто графік відпусток потрібен не тільки великим компаніям, а й роботодавцям із кількома найманими працівниками.

Графік відпусток також важливий, тому що саме в його межах узгоджується конкретний період щорічної відпустки, а роботодавець має письмово повідомити працівника про дату її початку не пізніше ніж за два тижні.

Коли складати графік відпусток

Законодавство не встановлює єдиної точної дати, коли саме потрібно складати графік відпусток. Але логічно затвердити його до початку календарного року або на його початку, щоб компанія могла планувати відпустки не постфактум, а заздалегідь.

На практиці багато роботодавців формують графік відпусток наприкінці року на наступний рік або в перші тижні нового року. Наприклад, графік відпусток на 2027 рік варто підготувати наприкінці 2026 року або на початку 2027 року.

Головне — не затягувати до моменту, коли працівники вже почали масово подавати заяви. Якщо графік складається запізно, він перестає виконувати свою основну функцію: планувати відсутності, а не просто фіксувати вже погоджені відпустки.

Хто складає графік відпусток

Зазвичай графік відпусток готує HR, кадрова служба або інша відповідальна особа. Але складати його без участі керівників не варто.

HR може зібрати побажання працівників, перевірити залишки днів і підготувати бланк. Але керівники мають оцінити, чи може команда працювати в обрані періоди без ризику для бізнес-процесів.

Що врахувати при складанні графіка відпусток

HR і керівники мають збалансувати кілька речей:

• побажання працівників;
• сезонність бізнесу;
• пікові навантаження;
• критичні ролі в команді;
• необхідність замін;
• залишки невикористаних відпусток;
• працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час;
• новачків, які ще не відпрацювали повний період;
• працівників у декретній відпустці, на лікарняному, у простої або на військовій службі, якщо це впливає на планування.

Які відпустки включати в графік відпусток

Насамперед графік складають для щорічних відпусток:

• щорічної основної відпустки;
• щорічних додаткових відпусток, якщо працівник має на них право.

Інші види відпусток — навчальні, соціальні, без збереження заробітної плати, у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною — часто не планують у загальному річному графіку так само, як щорічні. Вони залежать від окремих підстав, заяв, документів або життєвих обставин.

Але для внутрішнього HR-планування компанія може вести ширший календар відсутностей: щорічні відпустки, лікарняні, відрядження, навчальні відпустки, неоплачувані відпустки, відгули, work from home, якщо це важливо для роботи команди.

Тут важливо не змішувати два рівні: графік відпусток як кадровий документ та календар відсутностей як управлінський інструмент для HR і керівників.

Графік відпусток: зразок бланка

Єдиного обов’язкового бланка графіка відпусток для всіх роботодавців немає. Компанія може розробити власну форму, головне — щоб у ній було достатньо інформації для планування й підтвердження черговості відпусток.

Зручний бланк графіка відпусток може містити такі колонки:

Це не єдина можлива форма. Якщо компанії зручніше, можна додати інші поля:

• табельний номер;
• залишок днів відпустки;
• керівник;
• заміна на період відсутності;
• дата повідомлення працівника;
• номер наказу про відпустку;
• статус погодження;
• коментар HR.

Для невеликої компанії достатньо простого бланка. Для великого бізнесу краще мати графік, який пов’язаний із профілями працівників, підрозділами, керівниками й календарем відсутностей.

Графік відпусток зразок Excel: які колонки додати

Мінімальний набір колонок для Excel:

Excel підходить для старту, але має обмеження. Таблиця не нагадає керівнику погодити запит, не покаже працівнику залишок днів у профілі, не оновить автоматично оргструктуру після переведення й не збере всю історію відсутностей в одному місці.

Наказ про затвердження графіку відпусток: чи потрібен

Закон говорить, що графік відпусток затверджується роботодавцем і доводиться до відома працівників. Окремий наказ про затвердження графіку відпусток не завжди є єдиним можливим способом затвердження: графік можна затвердити грифом “ЗАТВЕРДЖУЮ” на самому документі або оформити окремий наказ — залежно від внутрішньої кадрової практики компанії.

Наказ про затвердження графіку відпусток: зразок

Це базовий зразок, який можна адаптувати під свою компанію.

НАКАЗ
про затвердження графіка відпусток на 2027 рік

м. Київ
___ __________ 2026 року
№ ___

З метою планування щорічних відпусток працівників, забезпечення безперервної роботи підрозділів та відповідно до статті 79 Кодексу законів про працю України і статті 10 Закону України “Про відпустки”

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити графік відпусток працівників ТОВ “_____” на 2027 рік, що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів забезпечити дотримання затвердженого графіка відпусток.
3. HR-відділу довести графік відпусток до відома працівників.
4. HR-відділу забезпечити письмове повідомлення працівників про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ____________ /ПІБ/

З наказом ознайомлені:
____________ /ПІБ/
____________ /ПІБ/

*Цей зразок не є юридичною консультацією. Перед використанням його варто адаптувати під внутрішні документи компанії, наявність профспілки або представницького органу, структуру бізнесу й кадрову практику.

Чи потрібна заява на відпустку, якщо є графік

Якщо щорічна відпустка надається в період, передбачений графіком, і роботодавець письмово повідомив працівника за два тижні, заява не завжди є обов’язковим елементом процесу. Але багато компаній все одно використовують заяви для внутрішнього документообігу.

Заява точно потрібна або дуже бажана, якщо:

• працівник хоче піти у відпустку поза графіком;
• потрібно перенести відпустку;
• у графіку зазначений лише місяць, а не точні дати;
• працівник хоче поділити відпустку на частини;
• компанія використовує заяву як частину внутрішнього кадрового процесу.

У таких випадках заява допомагає зафіксувати ініціативу працівника й домовленість із роботодавцем.

Графік відпусток під час воєнного стану

Під час воєнного стану діють спеціальні правила щодо відпусток. Зокрема, стаття 12 Закону №2136-IX передбачає, що надання щорічної основної відпустки може бути обмежене 24 календарними днями за поточний робочий рік, а для окремих випадків діють спеціальні правила й винятки.

Це не скасовує потребу планувати відпустки. Навпаки, у нестабільних умовах графік допомагає роботодавцю бачити, хто і коли буде відсутній, як організувати заміну й чи не створює відсутність ризику для критичних процесів.

Перед затвердженням графіка на конкретний рік варто перевірити актуальні норми щодо відпусток під час воєнного стану, особливо якщо в компанії є працівники з подовженою тривалістю відпустки, критична інфраструктура, змінні графіки або накопичені залишки.

Як HURMA допомагає керувати відпустками й відсутностями

У HURMA планування відпусток, погодження заявок і контроль відсутностей об’єднані в одній системі. HR бачить графік команди, керівники можуть планувати навантаження, а працівники — самостійно керувати своїми запитами.

1. Календар відпусток і відсутностей

У спільному календарі видно, хто з працівників і коли буде відсутній. Можна переглядати графік відпусток команди, враховувати святкові та вихідні дні й уникати ситуацій, коли кілька ключових спеціалістів ідуть у відпустку одночасно.

2. Заявки на відпустку та їх погодження

Працівник самостійно створює заявку на відпустку, відгул або лікарняний. Керівник може погодити чи відхилити запит у системі, а працівник — відстежити його статус. Усі заявки та історія відсутностей зберігаються в єдиній системі.

3. Автоматичний розрахунок залишків відпусток

HURMA дозволяє налаштувати автоматичне нарахування днів відпустки відповідно до політик компанії. Працівники бачать доступний залишок, а HR не потрібно щоразу вручну перераховувати використані та невикористані дні.

Замість окремих Excel-таблиць, заяв у месенджерах і ручних підрахунків компанія отримує зрозумілий процес планування та обліку відпусток.

Підсумуємо

Для невеликої компанії може вистачити простого бланка в Excel. Але якщо працівників багато, є кілька команд, різні графіки, керівники й погодження, краще вести відпустки в HR-системі.

Заплануйте демо HURMA та подивіться, як автоматизувати управління відпустками й відсутностями у вашій команді.

Джерело новини: hurma.work