Терміни перевидання наказів

Секретарі та діловоди на підприємствах час від часу стикаються з необхідністю перевидання наказів. Але коли саме це стає актуальним, адже строк дії наказу, на відміну від строків виконання окремих завдань чи певних пунктів, зазвичай у самому документі не зазначається?

Строк виконання наказу або його окремих пунктів жодним чином не впливає на строк зберігання цього документа.

Приклад

Наказ про створення комісії для введення в експлуатацію нового промислового об’єкта чи виробничої лінії може містити кінцевий термін подання на затвердження акту приймальної комісії.

Якщо підприємство вводить у дію нові промислові об’єкти, це свідчить про розвиток компанії або одного з її напрямів діяльності. Такий наказ належить до наказів з основної діяльності. Вони зберігаються постійно, якщо підприємство є джерелом формування Національного архівного фонду (НАФ). Якщо ж підприємство не належить до джерел формування НАФ, наказ зберігається до моменту ліквідації компанії.

Коли накази потребують змін

Строк дії не вказується і в наказах про створення колегіальних, дорадчих органів — комісій, рад, робочих груп тощо. Однак, якщо склад або порядок роботи таких органів переглядалися, виникає потреба у внесенні змін до відповідних документів. Перевидавати накази на початку року, якщо жодних змін не відбулося, або змінився лише керівник підприємства, який їх підписав, недоцільно.

У кожному наказі, за винятком тих, що стосуються кадрових питань, останнім пунктом зазначається посадова особа, відповідальна за контроль його виконання. Як правило, це заступники керівника підприємства з відповідних напрямів роботи, а в окремих випадках — керівники структурних підрозділів.

Служба діловодства та відділ кадрів повинні відстежувати зміни у керівному складі підприємства та готувати пропозиції щодо внесення корективів до наказів. Це особливо важливо, коли відбувається перерозподіл обов’язків, або коли посадові особи, відповідальні за виконання розпорядчих документів, звільняються чи переводяться на інші посади.

Якщо попередній керівник підприємства залишив за собою контроль над виконанням певних наказів, перелік таких документів слід подати на розгляд новому керівникові. У разі змін у структурі підприємства або порядку розподілу функцій між посадовими особами, деякі накази потребуватимуть оновлення — для призначення нових відповідальних осіб.