Особові справи: як зберігати за правилами

Особова справа працівника, за умови належного ведення, містить вичерпну інформацію про його трудову діяльність та персональні дані. Тому на підприємстві вкрай важливо організувати належний порядок зберігання цих документів.

Як правильно зберігати особові справи

Строк зберігання особових справ звільнених працівників визначається Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Для більшості особових справ цей термін становить 75 років після завершення їх ведення, якщо інше не передбачено законодавством. Для зберігання особових справ працівників у поточному діловодстві рекомендується використовувати паперові теки або сегрегатори з прозорими файлами. Зазвичай документи на одного працівника вміщують до одного файлу.

Особові справи бажано зберігати у шафах, що замикаються. Це забезпечить захист документів від стороннього доступу, пошкодження або втрати. Найчастіше для цього використовують металеві шафи. Такий підхід дозволяє дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства (п. 3 гл. 3 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Радимо розміщувати теки в шафі чи файли в сегрегаторі в алфавітному порядку.

Пам’ятайте, що відповідальність за збереження особових справ несе керівник кадрової служби або інша уповноважена посадова особа, якщо окрема кадрова служба відсутня. Доступ до особових справ мають лише ті працівники, яким це необхідно для виконання службових обов’язків, відповідно до розподілу повноважень та вимог законодавства про захист персональних даних.

Як зберігати особові справи звільнених працівників

Особову справу звільненого працівника слід зберігати в кадровій службі протягом двох років після його звільнення. Після цього, в упорядкованому стані, її необхідно передати до архівного підрозділу підприємства для подальшого зберігання та користування (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).

За можливості, рекомендується зберігати особові справи працюючих та звільнених працівників окремо. Якщо ж штатна чисельність невелика, і кількість особових справ звільнених працівників незначна, можна виділити для них окрему полицю в шафі, де зберігаються справи чинних співробітників.

Порядок зберігання особових справ працівників, на нашу думку, повинен включати такі аспекти:

• Забезпечення належних умов зберігання.
• Облік особових справ для контролю їх наявності та руху.
• Організація обмеженого доступу (лише для працівників кадрової служби).
• Підготовка відповідей на запити працівників щодо їхніх особових справ.
• Забезпечення захисту персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

Особова справа працівника – це джерело найповнішої інформації про його трудову діяльність. Правильне ведення таких справ значно полегшує роботу з ними, сприяє своєчасному внесенню необхідних відомостей та додає впевненості під час перевірок інспектором праці. Щоб бути впевненими у цій частині роботи, проведіть самостійний аудит.

Аудит особових справ працівників

Аудит особових справ рекомендується почати з перевірки наявності всіх справ відповідно до спискового складу працюючих на підприємстві. Після цього можуть бути виявлені працівники, на яких особові справи не заведені. Перед тим, як їх завести, слід з’ясувати, чи належить працівник до категорії, для якої ведення особової справи є обов’язковим.

Відповідно до Правил № 1000/5, особові справи обов’язково формують на працівників, посади яких належать до професійних груп 1–4 Класифікатора професій. Для інших категорій працівників роботодавець самостійно вирішує питання щодо ведення особових справ, якщо інше не передбачено законодавством.

Для працівників, код яких за КП починається цифрами 5-9, основним джерелом відомостей про трудову діяльність є особова картка П-2. Підприємство самостійно визначає, чи формуватиме для цих працівників особові справи.

У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи ведуть на всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування.

На етапі аудиту, після перевірки наявності та оформлення відсутніх справ, забезпечте належні умови зберігання відповідно до вимог законодавства. Не забудьте виокремити особові справи звільнених працівників.

Далі, переглядаючи кожну особову справу, переконайтеся в наявності обов’язкових облікових форм: внутрішнього опису, особового листка та доповнення до нього. Одночасно рекомендується вилучити зайві документи (чернетки, розмножені копії, документи, що підлягають поверненню). Також перевірте, чи всі документи справи внесені до внутрішнього опису.

Наступний крок – перевірка наявності особових листків з обліку кадрів. Якщо вони відсутні, потрібно запросити працівників для їх заповнення. Це стосується і доповнень до особових листків – необхідно зафіксувати всі зміни, що відбувалися з працівником.

Перевірте наявність копій наказів, що стосуються працівника, в особовій справі. Якщо вони не засвідчені, зробіть це. Також переконайтеся, що копії особистих документів працівників засвідчені кадровою службою, а не самим працівником.

Наостанок, перевірте наявність Журналу особових справ та чи всі особові справи працівників у ньому зареєстровані.

Якщо підприємство веде кадровий документообіг в електронній формі, особові справи формуються та зберігаються з урахуванням вимог законодавства щодо електронних документів, електронних довірчих послуг та захисту персональних даних. Однак, документи, які за законом мають існувати в паперовій формі, продовжують оформлюватися та зберігатися на паперових носіях.

Отже, контролюючи порядок зберігання особових справ працівників, перевірте, чи:

• Особові справи сформовані на всіх працівників, щодо яких це обов’язково.
• Документи розміщені відповідно до внутрішнього опису.
• Доступ до особових справ обмежений.
• Справи звільнених працівників відокремлені.
• Дотримуються встановлені строки зберігання.
• Забезпечено захист персональних даних.
• Особові справи своєчасно передаються до архіву.