Номенклатура справ: плануємо на 2027 рік

Систематизація документів – це основа діловодства. Щоб відстежувати документацію, визначати, які справи формувати протягом року, забезпечувати швидкий пошук та встановлювати строки їх зберігання, існує номенклатура справ.

Номенклатура справ відділу кадрів на 2027 рік має бути підготовлена завчасно, адже саме з 1 січня 2027 року вона стане орієнтиром для формування справ. Як має виглядати номенклатура справ 2027 року? Які особливості передбачає номенклатура для справ із військового обліку 2027 року? Відповіді на ці питання – у статті.

Номенклатура справ відділу кадрів 2027 року

Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи. У ній зазначають індекси справ, їх назви, кількість томів або частин, строки зберігання та, за потреби, роблять відповідні примітки. Кожна справа та документ мають бути чітко ідентифіковані в номенклатурі. Скласти її необхідно до 15 листопада.

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, номенклатура потрібна для забезпечення єдиного порядку формування справ, їх обліку, оперативного пошуку документів та визначення строків зберігання. Вона також є основою для складання описів справ постійного і тривалого зберігання та обліку справ тимчасового зберігання.

Окремо важливо врахувати, що номенклатура охоплює як документи у паперовій формі, так і електронні. Тобто електронний формат документа сам по собі не є підставою для того, щоб не включати відповідну справу до номенклатури.

Чи складає ФОП номенклатуру справ?

На практиці підготовку номенклатури справ на наступний календарний рік проводять наприкінці поточного. Під час її складання використовують попередню номенклатуру, аналізують документи, які фактично формувалися протягом року, та вносять необхідні зміни. Для номенклатури справ 2027 року це означає, що наприкінці 2026 року потрібно перевірити склад справ, актуальність їх назв, індексів та строків зберігання. Особливу увагу слід приділити документам, що з’явилися внаслідок змін у структурі або функціях підприємства.

Номенклатура справ відділу кадрів 2027 повинна охоплювати всі основні документи, які створюються та надходять під час кадрової роботи. Важливо не просто перенести минулорічний перелік, а перевірити, чи відповідає він фактичній роботі кадрової служби.

До номенклатури справ відділу кадрів на 2027 рік, залежно від діяльності підприємства, можуть включатися справи щодо:

• організації кадрової роботи;
• наказів з кадрових питань;
• наказів з основної діяльності, якщо їх формує відповідний підрозділ;
• особових справ працівників;
• документів щодо прийняття, переведення та звільнення;
• трудових договорів і контрактів;
• обліку використання робочого часу;
• графіків відпусток;
• надання відпусток;
• табелів обліку робочого часу;
• атестації та оцінювання працівників;
• професійного навчання і підвищення кваліфікації;
• військового обліку;
• листування з державними органами з кадрових питань;
• документів щодо бронювання військовозобов’язаних — за наявності відповідної роботи;
• звітності та інших документів, що створюються кадровою службою.

Конкретний перелік залежить від структури та функцій роботодавця. Номенклатура повинна відображати реальні документи, що формуються у діяльності конкретного підрозділу, а не бути формальним списком.

Номенклатура для справ із військового обліку 2027 року

Окремої уваги потребує номенклатура для справ із військового обліку 2027. Військовий облік ведеться відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Станом на вересень 2026 року цей Порядок є чинним у редакції від 27.06.2026.

До номенклатури доцільно включати окремі справи за тими напрямами військового обліку, які фактично веде підприємство. Зокрема, це можуть бути документи щодо організації та ведення військового обліку, листування з ТЦК та СП, повідомлення про зміни облікових даних, документи щодо оповіщення військовозобов’язаних, списки, звіти, акти перевірок та інші документи, передбачені чинними правилами.

При цьому не варто механічно об’єднувати всі документи військового обліку в одну папку. Розподіл справ має забезпечувати логічне формування документів та відповідати їх строкам зберігання.

Поради експерта

• Чи складати окрему номенклатуру для справ із військового обліку?

Відтак, перелік документів, які потрібно зберігати, включає:

• Копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки — 5 років;
• Листування з питань військового обліку — 5 років;
• Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів — 1 рік;
• Книга обліку бланків спеціального військового обліку — 3 роки;
• Списки персонального військового обліку — 3 роки;
• Журнал обліку перевірки стану військового обліку — 7 років.

Перед введенням документа в дію варто перевірити п’ять речей: чи включені всі напрями роботи підрозділу; чи немає надто загальних або дубльованих заголовків; чи правильно визначені індекси; чи відповідають строки зберігання чинному Переліку № 578/5; чи враховані справи, що ведуться в електронній формі.

Алгоритм дій

• Як внести зміни до номенклатури справ у звʼязку зі змінами у військовому обліку?

Номенклатура справ має відповідати реальному документообігу установи. Саме тоді вона буде не формальним документом, а практичним інструментом для кадрової служби та всієї системи діловодства. Враховуючи, що номенклатура є обов’язковим систематизованим переліком справ для юридичної особи, її правильне складання важливе і для поточної роботи, і для подальшого архівного зберігання документів.