iPay.ua скорочує HR-рутину на 60% завдяки автоматизації з HURMA
Клієнт: iPay.ua — український фінтех-продукт із 18-річним досвідом роботи на ринку.
Виклик: HR-процеси були розпорошені між електронною поштою, Jira, Excel, Google Sheets, корпоративним месенджером та окремими документами. Левову частку часу займали узгодження та відстеження відпусток і лікарняних, підготовка онбордингу, рекрутинг, ведення бази співробітників, облік майна та аналітика.
Рішення: HURMA як універсальна система для бази співробітників, структури команди, управління відпустками та лікарняними, онбордингу, офбордингу, рекрутингу, аналітики та обліку майна.
Результат: узгодження відпусток і лікарняних скоротилося з 3 днів до одного дня; підготовка онбордингу – з повного робочого дня до 30 хвилин; рутина зменшилася приблизно на 60%, а підтримка HURMA отримала оцінку 10/10.
Про компанію
iPay.ua – це український фінтех-продукт, який вже 18 років успішно працює на ринку онлайн-платежів. Команда налічує 96 фахівців, і всі вони працюють в умовах, де надзвичайно важливі не лише швидкість внутрішніх процесів, а й точність, контроль, структурованість та відповідність регуляторним вимогам.
Як було до HURMA: стек із 5 інструментів та постійний ручний контроль
До впровадження HURMA HR-відділ використовував одночасно кілька інструментів: корпоративну пошту, Jira, месенджер, Excel-документи, Google Sheets та хмарні сховища. Це призводило до того, що значну частину інформації доводилося щоразу шукати, звіряти та додатково перевіряти вручну.
«Це займало надзвичайно багато часу. Щось могло зависнути, щось могло не завантажитися. Ми мали хмарне сховище для документів, ІПН, довідок кандидатів, але воно зберігалося якось дивно: раз збереглося, раз – ні. Потрібен був постійний контроль і перевірка». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Найбільш відчутними ці незручності були в процесах, які потребують постійного відстеження: відпустки, лікарняні, онбординг, рекрутинг та робота з документами. HR-команді доводилося не просто виконувати завдання, а й тримати в голові, де саме воно зафіксоване, хто має його погодити і що потрібно перевірити вручну.
Як стало з HURMA: HR-процеси в одному місці
Наразі команда iPay.ua використовує HURMA для ключових процесів:
- база співробітників та структура команди;
- відпустки та лікарняні;
- онбординг та офбординг;
- рекрутинг;
- база кандидатів;
- облік майна;
- аналітика;
- опитування;
- робота зі звітністю.
Найбільшу практичну цінність команда вбачає у поєднанні кількох процесів в одному середовищі. База співробітників та структура команди полегшують онбординг нових працівників та фіксацію змін у підрозділах. База кандидатів прискорює рекрутинг, адже дозволяє повертатися до збережених резюме. Відпустки та лікарняні знімають рутинне навантаження з HR Generalist, а облік майна спрощує роботу системного адміністратора та бухгалтерії.
«Маючи побудовану структуру команди, легко онбордити нових людей, легко фіксувати зміни в підрозділах. Маючи базу кандидатів, спрощуємо процес рекрутингу, бо інколи допомагають збережені “на майбутнє” CV сильних і релевантних кандидатів».
— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Онбординг: з повного робочого дня до 30 хвилин
До HURMA збір інформації з різних джерел, перевірка документів, резюме, сховищ, таблиць та передача даних займали значний час. За словами Наталії, перший день новачка міг повністю піти на проходження всіх необхідних етапів.
З HURMA цей процес скоротився приблизно до 30 хвилин.
«До HURMA, якщо використовувати всі Excel і Google таблиці, онбординг займав повний день точно. З HURMA — це 30 хвилин максимум: поки адмін зробить доступ, ти швидко підтягнув профайл співробітника, все відправив — клас».
— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Рекрутинг: база кандидатів, до якої можна повернутися
Рекрутинг залишається одним із ключових процесів для HR-команди iPay.ua. HURMA допомагає не лише з актуальними вакансіями, але й із базою кандидатів, які можуть бути релевантними в майбутньому.
Це особливо цінно для ролей, де сильний кандидат може не підійти зараз, але стати актуальним пізніше. Коли вся історія зберігається в системі, HR може повернутися до резюме, підтримати контакт, уточнити рекомендації або швидше запустити кандидата в новий процес.
За словами Наталії, HURMA прискорює процес: надає базу, до якої можна повертатися, наповнювати її та системно працювати з кандидатами.
-60% рутини: що автоматизація змінила для HR
Якщо середній показник HURMA зі скорочення рутини становить 43%, то для iPay.ua цей ефект є ще відчутнішим:
«Рутина прибирається навіть на 60%, я би сказала. Великий обсяг рутини зникає: у тебе і графік, і резюме, і воронка виміряна. Якщо ще поглиблено користуватися HURMA й використовувати AI-можливості, думаю, можна дійти і до 80–90% економії часу»
— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Це не одна автоматизована дія, а сукупний ефект: менше перемикань між інструментами, менше ручного пошуку, менше нагадувань, менше контролю з боку HR і більше даних, які вже є в системі.
Облік майна: до -40% часу на інвентаризацію для бухгалтерії
Коли інформація про техніку, доступи та майно зберігається в системі, суміжним командам не потрібно щоразу уточнювати дані вручну або збирати їх перед інвентаризацією.
«Окрема подяка за введення майна — це знімає багато питань із бухгалтерії. Інвентаризація спрощується в мільйон раз, апдейти можна швидко робити. Думаю, бухгалтери економлять близько 40% часу на інвентаризаціях». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Для бізнесу це важливий результат: HURMA зменшує навантаження не лише на HR, а й на суміжні функції.
Аналітика: деталізація для HR і керівництва
У щоденній роботі команда використовує графік відпусток, звіряє використані й заплановані дні, працює з базою кандидатів, веде рекрутингову воронку та аналізує деталізацію за вакансіями.
«Найчастіше використовуємо графік відпусток. Ми звіряємо, у кого скільки днів використано, що заплановано на майбутнє. А ще мені подобається, що воронку кандидатів можна вести: HURMA витягує дані за вакансіями, і я можу зводити цифри. Ваша ATS у цьому моменті класна». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Так HURMA працює як основа для аналітики: збирає HR-дані в одному середовищі, показує процеси в деталях і допомагає швидше перетворювати операційну інформацію на зрозумілі цифри для команди та керівництва.
HR-процеси: до -30% рутини
Окрім рекрутингу, відпусток та обліку майна, iPay.ua використовує HURMA для ширших HR-процесів: бази співробітників, онбордингу, опитувань, аналітики та performance review. Для Наталії цінність системи полягає в тому, що HR-команда може не тримати ці процеси в окремих таблицях чи документах, а поступово переводити їх в єдине середовище.
«В HR скорочується рутина відсотків на 30. Але у нас ще багато human touch: бо поки команда 96 людей. Але є hiring на розширення, і тут без HURMA ніяк. Performance review треба буде автоматизувати». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Підтримка HURMA: 10/10
Наталія також поділилася прикладом, коли під час налаштування доступу для рекрутерки на випробувальному терміні потрібно було відкрити лише частину функцій. Команда не хотіла одразу надавати повний доступ до майна, персональних даних чи інших чутливих розділів, тому права довелося налаштовувати поступово й акуратно.
«Мені записали відеогайд, я все собі налаштувала, як потрібно. У таких тонких моментах техпідтримка завжди йде назустріч і швидко допомагає». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Для компанії це важливо, адже HRM-система повинна враховувати реальні сценарії роботи: випробувальні терміни, різні рівні доступу, персональні дані, облік майна, внутрішні процеси та поступове розширення ролей у команді.
«Підтримка — 10 з 10. Зворотний зв’язок завжди швидкий і об’єктивний».
— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Що далі: HURMA AI для швидшої роботи з HR-даними
Окремо Наталія відзначає інтерес до нових AI-можливостей HURMA. Це AI-доступ до HR-даних, коли спеціалізований AI-асистент може отримувати інформацію з HURMA та допомагати швидше працювати з аналітикою, кандидатами, відпустками, структурою команди та іншими HR-процесами.
«Я думаю, з цією історією можна дійти до 80–90% економії часу. У рекрутингу це класно, а в плані статистики й аналітики — просто топ». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
HURMA AI надає HR-команді простіший спосіб працювати з даними: достатньо поставити запитання AI-асистенту.
Наприклад: хто з працівників у відпустці наступного тижня, які кандидати є в базі, як просувається вакансія, як змінилася структура команди або які дані потрібно швидко показати керівництву.
Усе це можна отримати на основі актуальної інформації з HURMA.
Результати автоматизації з HURMA в цифрах
«Не треба боятись автоматизувати, — це ваш помічник, особливо в аналітиці»
Що це дало iPay.ua на практиці:
- узгодження відпусток та лікарняних скоротилося до 1 дня;
- підготовка онбордингу замість повного робочого дня триває 30 хвилин;
- HR-команда скоротила 60% рутини у щоденних процесах;
- бухгалтерія економить до 40% часу на інвентаризаціях завдяки модулю обліку майна;
- в HR-процесах рутина скоротилась на 30%.
У цьому кейсі автоматизація спрацювала як партнерський процес: команда iPay.ua поступово переносила HR-задачі в HURMA, адаптувала систему під свої сценарії та разом із підтримкою налаштовувала ключові моменти для щоденної роботи. В результаті HURMA стала для iPay.ua зручним простором для роботи з рекрутингом, онбордингом, відпустками, лікарняними, майном, аналітикою та performance review.
«Автоматизація потрібна, і HURMA в цьому помічник №1».
— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua
Хочете замінити таблиці, пошту та ручні погодження єдиною HRM-системою? Замовте безплатне демо HURMA — і переконайтеся, як автоматизація може спрацювати саме для вашої команди.