Як пройти перевірку Держпраці без штрафів

Будь-яке підприємство може стати об’єктом планової чи позапланової перевірки контролюючими органами. Однією з найбільш хвилюючих для роботодавців є перевірка Державної служби України з питань праці (Держпраці). Вона стосується питань трудового законодавства, дотримання прав працівників та правильності кадрового обліку. Як кадровику підготуватися до такої перевірки – далі у статті.

Що таке перевірка Держпраці

Державна служба України з питань праці здійснює державний нагляд (контроль) за додержанням законодавства про працю, зайнятість, охорону праці та інших питань, віднесених до її повноважень. Важливо враховувати, що під час воєнного стану для заходів державного нагляду (контролю) діють спеціальні правила, встановлені постановою КМУ від 13.03.2022 № 303. Це означає, що роботодавцям слід враховувати не лише загальні норми законодавства, а й обмеження та винятки, передбачені цією постановою.

Перевірка може бути:

• Плановою (проводиться згідно з річним планом перевірок, оприлюдненим на сайті Держпраці).
• Позаплановою (наприклад, за скаргою працівника, у разі нещасного випадку на виробництві або за дорученням уряду).

Як кадровику підготуватися до перевірки Держпраці

Кадрова служба відіграє ключову роль у процесі перевірки, адже більшість питань стосується саме документації з персоналу. Щоб уникнути штрафних санкцій, варто завчасно перевірити кадрову документацію. Ось основні напрями, на які звертають увагу інспектори:

Типові порушення, які знаходить Держпраці

• Неоформлені працівники («тіньова» зайнятість).
• Занижені офіційні зарплати (частина «в конвертах»).
• Відсутність штатного розпису чи кадрових наказів.
• Невиплата зарплати у встановлені строки.
• Порушення при звільненні (без виплати компенсацій).

Поради для кадровиків

• Проведіть самоперевірку. Зробіть внутрішній аудит кадрової документації.
• Ведіть журнали та реєстри. Це допоможе швидко знайти потрібний документ під час перевірки.
• Перегляньте трудові договори. Особливо з дистанційними працівниками чи неповною зайнятістю.
• Перевірте відповідність штатного розпису фактичним посадам.
• Будьте готові до спілкування з інспектором. Кадровик має чітко знати, де і які документи зберігаються.

Що робити, якщо перевірка вже розпочалася

• Перевірити службове посвідчення інспектора.
• З’ясувати підставу та предмет заходу державного нагляду (контролю).
• Визначити відповідальну особу для взаємодії з інспектором.
• Надавати документи та пояснення в межах предмета заходу.
• Фіксувати отримані документи, запити та результати перевірки.
• Уважно ознайомитися з актом за результатами заходу.
• У разі отримання припису забезпечити своєчасне усунення виявлених порушень або скористатися передбаченим законом правом на його оскарження.

Перевірка Держпраці не повинна ставати несподіванкою для роботодавця. Найкращий спосіб підготуватися до неї — регулярно проводити внутрішній аудит кадрової документації та перевіряти відповідність документів фактичним трудовим відносинам. Особливої уваги потребують оформлення працівників, оплата праці, робочий час, відпустки, звільнення, дистанційна та надомна робота, а також дотримання спеціальних правил, що діють під час воєнного стану.