HR-спеціалісти: куди діваються 43% робочого часу?

Зі зростанням компанії від 50 до 200 працівників, HR-відділ стикається зі збільшенням кількості вакансій, відпусток, лікарняних, процесів онбордингу, запитів на документи, змін в організаційній структурі, підготовки звітів та численних дрібних погоджень. Парадоксально, але робочий тиждень HR-спеціаліста при цьому не стає довшим.

За даними внутрішнього дослідження HURMA, проведеного серед 1700 клієнтів у 2024–2026 роках, HR-команди можуть витрачати до 43% свого робочого часу на рутинні операційні завдання. Якщо перерахувати це на стандартний 40-годинний тиждень, виходить понад 17 годин — це більше двох робочих днів.

Ці години часто розсіюються на дрібні завдання: підготовка 20-хвилинного звіту, перевірка заяви на відпустку, внесення даних нового співробітника, кілька нагадувань менеджеру чи перегляд резюме. Розглянемо детальніше, з чого складаються ці 17 годин і як система може полегшити цю роботу.

Як виглядають 17 годин HR-рутини

Важливо зазначити, що наведені нижче дані є моделлю робочого тижня, а не універсальним статистичним розподілом 43%.

Звісно, обов’язки HR-спеціаліста в компанії на 100 осіб відрізняються від роботи HR-менеджера в компанії на 400 осіб. Якщо бізнес активно наймає, більше часу йтиме на рекрутинг. При позмінній роботі команди — на облік відсутностей, графіки та розрахунок заробітної плати. Під час масштабування значно зростає навантаження на онбординг.

Модель покликана продемонструвати, що 43% часу витрачаються не лише на великі процеси, а й на безліч проміжних дій між ними.

Блок роботи	Приблизний час на тиждень
Первинний скринінг та робота з кандидатами	4 год
Запити співробітників та облік відсутностей	3 год
Звіти, аналітика та актуалізація даних	2 год 30 хв
Онбординг та офбординг	2 год 30 хв
Підготовка та перевірка даних для payroll	2 год 12 хв
Перенесення даних, синхронізація систем та нагадування	3 год
Разом	17 год 12 хв

Ці три години на «синхронізацію систем» зазвичай не виділяються в окремий блок календаря. Вони розкидані протягом усього тижня: копіювання даних кандидата, оновлення таблиці після затвердження відпустки, звірка списку з бухгалтерією, перенесення результатів опитування, надсилання нагадувань менеджеру. Саме тому HR-рутина часто залишається непомітною.

4 години: первинний скринінг та робота з кандидатами

Це один з найочевидніших етапів, де витрачається багато часу.

Щопонеділково рекрутер відкриває ATS і бачить нові відгуки. Кожне резюме потрібно відкрити, звірити з вимогами вакансії, оцінити релевантність досвіду, зафіксувати свої висновки та визначити подальші кроки для кандидата.

При великому потоці відгуків цей процес займає значно більше часу, ніж кілька хвилин між іншими завданнями.

За словами клієнтів HURMA, первинний скринінг однієї хвилі кандидатів може тривати близько 4 годин. Тобто на 1000 відгуків лише початковий перегляд може зайняти приблизно 4 робочі дні.

Що тут автоматизується

Система HURMA AI Screening дозволяє рекрутеру спочатку встановити критерії вакансії. Після цього система аналізує профіль та резюме кожного нового кандидата, показує рівень його відповідності та пояснює, за якими саме вимогами кандидат підходить або не підходить.

Наступний етап — автоматизація дій. Для кожної вакансії можна налаштувати логіку, за якою, відповідно до оцінки AI, кандидат:

• переходить на відповідний етап у воронці рекрутингу;
• отримує уточнювальні запитання;
• переходить до наступного етапу інтерв’ю;
• отримує автоматичну відмову;
• отримує налаштовану автоматичну комунікацію для кожного етапу.

Таким чином, HR не тільки швидше читає резюме, а й делегує частину механічної роботи з сортування кандидатів після оцінки.

Спілкування з кандидатом, оцінка його мотивації, контексту, потенціалу та відповідності корпоративній культурі залишаються завданнями рекрутера та менеджера з підбору персоналу.

3 години: запити співробітників, відпустки та лікарняні

«Скільки днів відпустки у мене залишилося?», «Я подав запит на день без відпрацювання, чи вже узгодив менеджер?», «Де знайти політику компенсацій?», «Чи можна перенести відпустку?».

Кожне таке питання займає кілька хвилин, але у компанії на 200-300 співробітників це перетворюється на постійний потік запитів.

Ручний облік відсутностей працює аналогічно:

Співробітник пише HR — HR перевіряє дані — уточнює інформацію у керівника — чекає на погодження — надсилає нагадування — оновлює таблицю або календар — передає інформацію далі.

Якщо частина цього процесу відбувається в месенджерах, частина – в таблицях, а частина – в системі обліку, HR стає центральною ланкою, через яку проходить кожна взаємодія.

Наприклад, у Фундації Олени Зеленської відсутності раніше передавалися через внутрішні чати. Як пояснює HRD Олена Турчак, повідомлення часто губилися. Після перенесення процесу в HURMA команда отримала єдиний прозорий календар подій та відсутностей для двох офісів.

Що тут автоматизується

Система дозволяє співробітникам самостійно створювати запити на відсутність.

Далі запит проходить за налаштованим маршрутом погодження, а вся інформація залишається в системі та календарі відсутностей. HR більше не потрібно вручну виступати посередником між кожним працівником та його менеджером.

Також частину навантаження бере на себе self-service: співробітники мають власні профілі, доступ до необхідної інформації та можуть самостійно працювати з частиною своїх даних. Права на перегляд і редагування при цьому можна гнучко налаштовувати.

2 години 30 хвилин: звіти, аналітика та пошук актуальних даних

Звіти наочно демонструють різницю між наявністю даних та їх готовністю до використання.

Компанія може мати всю необхідну інформацію:

• список працівників;
• відкриті вакансії;
• дані про звільнення;
• відпустки;
• результати 1:1 зустрічей;
• історію найму;
• зарплатні дані.

Але якщо кожен блок даних зберігається в окремому місці, запит CEO «покажи плинність за квартал і динаміку чисельності» може перетворитися на повноцінний аналітичний проєкт.

Знайти потрібний файл. Перевірити його актуальність. Запросити дані в рекрутера. Звести показники за два періоди. Перевірити формули. Уточнити інформацію про одне звільнення. Перебудувати таблицю.

Саме цим відрізняється підготовка звіту від аналітики: у першому випадку HR витрачає час на збір даних, у другому — на їх інтерпретацію.

Що тут автоматизується

Якщо рекрутинг, облік співробітників, відсутностей та інші HR-процеси ведуться в одній системі, статистику не потрібно щоразу збирати вручну.

HURMA автоматично генерує, зокрема, звіти про:

• ефективність каналів рекрутингу;
• тривалість роботи над вакансіями;
• відсоток прийняття оферів;
• плинність кадрів;
• відсутності;
• структуру персоналу та інші ключові HR-показники.

Система бере на себе збір та структурування даних. HR залишається важлива робота, яку автоматизувати значно складніше: пояснити причини зростання плинності, інтерпретувати падіння конверсії, визначити ризики втрати ключових співробітників та запропонувати бізнесу відповідні рішення.

2 години 30 хвилин: онбординг та офбординг

Новий співробітник погодив офер. Далі необхідно: створити профіль — запросити документи — передати інформацію бухгалтерії — підготувати доступ — повідомити менеджера — запланувати зустрічі — надіслати навчальні матеріали — видати необхідну техніку — проконтролювати виконання завдань — не забути про контрольні точки під час випробувального терміну.

Кожна з цих дій сама по собі проста.

Проблема виникає, коли одночасно виходять троє нових працівників, двоє звільняються, HR проводить співбесіди, а один із менеджерів не виконав свою частину онбордингу.

У таких випадках процес залежить не стільки від системи, скільки від пам’яті HR-спеціаліста.

У Фундації Олени Зеленської лише збір даних для створення облікових записів нової людини міг займати близько трьох годин. Після впровадження HURMA команда автоматизувала частину процесів пребордингу та онбордингу, а система почала контролювати виконання завдань, збір документів, надання доступів та контрольні точки.

Що тут автоматизується

Процес онбордингу можна перетворити з набору розрізнених нагадувань на чітко структурований сценарій.

Наприклад:

• До першого дня: зібрати дані, підготувати документи та доступ.
• Перший день: надіслати матеріали, представити команду, надати доступ до бази знань.
• Перший тиждень: проконтролювати виконання стартових завдань.
• 30/60/90 день: запустити необхідні опитування, зустрічі або контрольні точки.

Система автоматизує повторювану частину процесу. HR не потрібно щоразу створювати однаковий чек-лист з нуля та перевіряти його вручну.

За аналогічною логікою відбувається процес офбордингу: повернення майна, закриття доступів, проведення exit-інтерв’ю та збір необхідних даних можуть бути стандартизовані за допомогою сценарію.

Таким чином, автоматизація впливає не лише на години роботи HR. Вона зменшує залежність якості процесу від завантаженості конкретного співробітника в певний день.

2 години 12 хвилин: payroll та ручна звірка даних

Розрахунок заробітної плати (payroll) наочно демонструє, чому автоматизація окремої задачі не завжди вирішує проблему.

Сам розрахунок може бути автоматизованим. Але якщо графіки роботи, лікарняні, дні без відпрацювання, бонуси та інша інформація надходять з різних джерел, хтось все одно повинен зібрати та перевірити ці дані перед розрахунком.

Найчастіше це знову HR-відділ.

У компанії TechVill проблема була настільки суттєвою, що після виплат робота з виправленнями помилок та відповідями на запити могла займати близько 16 годин лише часу CPO. Після централізації системи, вона почала автоматично враховувати графіки, лікарняні та дні відсутності, а пов’язані дані потрапляють у payroll без окремої ручної звірки.

Це не поодинокий випадок.

У WOW24-7 складність створювали різні графіки роботи, нічні зміни, робота у вихідні дні та функціонування команди в різних країнах. Після автоматизації процес розрахунку payroll скоротився з 15 до максимум 5 днів.

Що тут автоматизується

Критична різниця виникає тоді, коли дані про відсутність не потрібно спочатку фіксувати в одному інструменті, потім передавати в інший, а перед розрахунком payroll — ще раз перевіряти.

У HURMA payroll може працювати з даними про графіки роботи, відпрацьовані дні, відпустки, лікарняні, понаднормову роботу, бонуси та інші параметри, які вже є в системі.

У такій моделі HR-спеціаліст перевіряє винятки, а не вручну переносить кожну подію.

Ще 3 години: прихована плата за використання 5 різних інструментів

Цей блок часу майже ніколи не враховується в жодних підрахунках.

HR-спеціаліст завершив скринінг кандидата в ATS — і переніс інформацію в інший документ. Узгодив відпустку — і відкрив таблицю. Отримав нові дані співробітника — і вніс їх зміни в кількох місцях. Зібрав зворотний зв’язок — і переніс результати в презентацію. Оновив організаційну структуру — і повідомив усіх, хто мав стару версію.

Тобто частина часу витрачається не на самі HR-процеси, а на підтримку зв’язку між різними інструментами.

Фрагментація даних стає особливо дорогою для бізнесу під час зростання.

Суть All-in-One рішень полягає в тому, щоб одні й ті самі дані не вводилися по кілька разів.

Кандидат проходить етап рекрутингу — стає співробітником — потрапляє в організаційну структуру — проходить онбординг — створює запити на відсутність — бере участь у performance-процесах — його дані використовуються в аналітиці.

Якщо цей шлях розірваний між п’ятьма сервісами, HR-спеціаліст з’єднує його вручну. Якщо ж він побудований в рамках однієї системи, кожен наступний процес використовує вже наявні дані.

Повернення часу — це лише половина задачі

Виникає логічне запитання: якщо HR-спеціаліст справді заощадив кілька годин на тиждень, на що їх витратити?

На цьому етапі технологій вже недостатньо.

Потрібні відповідні компетенції, досвід інших команд, методологія та середовище для тестування власних рішень.

Саме тому HURMA розвиває не лише продукт, а й професійну екосистему: HURMA Academy та HURMA Community.

В Академії доступні навчальні програми з HR-аналітики, People Management, Total Rewards, онбордингу, HRBP, рекрутингу та інших напрямів. Community об’єднує базу знань, вебінари, зустрічі колег (peer-to-peer), консультації експертів та можливості для розвитку власного професійного бренду.

Логіка проста: система повертає час — аналітика допомагає виявити проблеми — експертиза HR визначає шляхи їх вирішення.

Підсумок

Хочете дізнатися, де саме ваша HR-команда втрачає час? На демо HURMA можна проаналізувати ваші поточні процеси та побачити, як об’єднати рекрутинг, HR-адміністрування, performance management, payroll, базу знань та аналітику в єдиному середовищі — без необхідності ручного перенесення даних між 3–5 різними інструментами.