ATS та HRM: ключові відмінності для вибору компанії

Коли компанія починає рости, HR-процеси невпинно ускладнюються. З’являється більше вакансій, кандидатів, співбесід, адаптацій, відпусток, оцінювань, запитів від менеджерів та накопичується обсяг даних про співробітників. Саме на цьому етапі бізнес найчастіше починає шукати систему для автоматизації й постає перед вибором: що обрати — ATS чи HRM?

Що таке ATS

ATS — це система для рекрутингу, повна назва якої англійською Applicant Tracking System. Українською це можна пояснити як система для відстеження кандидатів.

ATS допомагає рекрутеру тримати весь процес найму під повним контролем — від публікації вакансії до фінального оферу. Замість окремих таблиць, листів, повідомлень у месенджерах та нотаток, у системі зберігається вся інформація про кандидатів: резюме, відгуки, етапи відбору, коментарі менеджерів, історія комунікації та поточні статуси.

Що можна робити в ATS

ATS допомагає:

• Створювати вакансії.
• Збирати відгуки кандидатів.
• Зберігати резюме та контакти.
• Вести кандидатів по етапах відбору.
• Відстежувати, хто на якому етапі перебуває.
• Планувати співбесіди.
• Збирати зворотний зв’язок від керівників.
• Надсилати листи кандидатам.
• Формувати базу кандидатів на майбутнє.
• Аналізувати, звідки надходять найкращі кандидати.

Наприклад, якщо компанія шукає продавця, рекрутер може створити вакансію, отримати відгуки, перенести кандидатів у воронку, призначити співбесіди, зібрати фідбек від керівника відділу продажів і швидше визначити, кому робити офер.

Кому потрібна ATS

ATS потрібна компаніям, які регулярно наймають людей. Особливо вона стане у пригоді, якщо:

• У компанії постійно відкриті вакансії.
• Рекрутер веде багато кандидатів одночасно.
• Кандидати губляться в таблицях або месенджерах.
• Складно швидко зрозуміти статус кожної вакансії.
• Менеджери довго надають фідбек після співбесід.
• Немає єдиної бази кандидатів.
• Рекрутинг займає багато часу через ручну роботу.

Таким чином, рекрутер бачить повну картину по кожній вакансії й не витрачає час на пошук даних у різних місцях.

Що таке HRM та HRMS

HRMS (Human Resource Management System) — це система для управління HR-процесами.

У повсякденному вжитку HRM і HRMS часто використовують як синонім HR-системи. Проте різниця між цими поняттями проста:

• HRM — це сам напрям управління персоналом.
• HRMS — це система, яка допомагає автоматизувати цей напрям.

Тому далі ми використовуватимемо HRM і HRMS у близькому значенні: як систему для управління співробітниками та HR-процесами.

Що можна робити в HRM або HRMS

HRM-система допомагає:

• Вести профілі співробітників.
• Зберігати дані про команду.
• Автоматизувати онбординг.
• Погоджувати відпустки та лікарняні.
• Вести облік робочого часу.
• Запускати опитування.
• Проводити оцінювання співробітників.
• Працювати з цілями.
• Проводити 1:1 зустрічі.
• Бачити HR-аналітику.
• Зберігати історію змін по співробітнику.

Наприклад, коли новий співробітник прийняв офер, HRM-система допомагає запустити онбординг: створити завдання для HR, менеджера, адміністратора, IT-відділу, підготувати документи, видати техніку, додати людину в потрібні процеси та не забути про важливі кроки.

Кому потрібна HRM-система

HRM або HRMS потрібна компаніям, у яких уже є сформована команда, а внутрішні HR-процеси стають дедалі складнішими.

Система буде корисною, якщо:

• Дані про співробітників зберігаються в різних таблицях.
• Відпустки погоджуються в чатах.
• HR вручну нагадує менеджерам про онбординг.
• Складно побачити актуальну структуру команди.
• Оцінювання проводиться в окремих формах.
• Немає єдиного профілю співробітника.
• Керівники часто звертаються до HR за базовими даними.
• HR-команда витрачає багато часу на рутину.

HRM-система допомагає позбутися ручної роботи та зробити процеси зрозумілими для HR, менеджерів і самих співробітників.

ATS проти HRM: головна різниця

Головна відмінність між ATS і HRM дуже проста: ATS працює з кандидатами. HRM працює зі співробітниками.

ATS потрібна до моменту оферу: для пошуку, оцінки та найму кандидата. HRM потрібна після оферу: для адаптації співробітника, ведення його даних, відпусток, оцінювання, розвитку та управління внутрішніми HR-процесами.

Критерій	ATS	HRM / HRMS
Для чого потрібна	Для рекрутингу та найму	Для управління співробітниками
З ким працює	З кандидатами	З працівниками компанії
Основні користувачі	Рекрутери, керівники, які наймають	HR, HRD, керівники, співробітники
Які процеси охоплює	Вакансії, відгуки, резюме, співбесіди, офери	Онбординг, відпустки, лікарняні, оцінювання, опитування, HR-аналітика
Основна користь	Допомагає швидше та прозоріше наймати	Допомагає зменшити HR-рутину та впорядкувати процеси
Коли потрібна	Коли компанія активно наймає	Коли команда зростає й потрібно керувати внутрішніми процесами
Що буде без системи	Кандидати губляться, важко контролювати статуси	Дані розкидані, HR витрачає багато часу на ручну роботу

Порівняльна таблиця ATS проти HRM

ATS і HRM — це не конкуренти

ATS і HRM не слід протиставляти як два взаємовиключні варіанти. Вони відповідають за різні етапи шляху людини в компанії.

Спочатку людина є кандидатом:

• Бачить вакансію.
• Надсилає резюме.
• Спілкується з рекрутером.
• Проходить співбесіди.
• Отримує офер.

На цьому етапі потрібна ATS.

Після отримання оферу людина стає співробітником:

• Проходить пребординг.
• Виходить у команду.
• Адаптується.
• Бере відпустки.
• Проходить оцінювання.
• Бере участь в опитуваннях.
• Розвивається в компанії.

На цьому етапі потрібна HRM-система.

Проблема виникає тоді, коли ці процеси не пов’язані між собою. Наприклад, кандидат пройшов усі етапи в ATS, а після оферу HR вручну переносить його дані в іншу систему або таблицю. Частина інформації губиться, частина дублюється, а команда витрачає час на ручну роботу.

Що обрати компанії: ATS, HRM чи систему два в одному

Вибір залежить від того, яка проблема є найгострішою наразі.

Обирайте ATS, якщо основний виклик — рекрутинг

ATS варто впроваджувати першою, якщо компанія активно наймає. Наприклад:

• Відкрито багато вакансій.
• Рекрутер не встигає вести всіх кандидатів вручну.
• Немає єдиної воронки найму.
• Складно зрозуміти, на якому етапі перебуває кандидат.
• Фідбек після співбесід губиться.
• Кандидати довго чекають на відповідь.
• Немає аналітики щодо джерел кандидатів.

У такій ситуації ATS допоможе впорядкувати рекрутинг і зробити процес найму швидшим.

Обирайте HRM або HRMS, якщо основний виклик — внутрішні HR-процеси

HRM-система потрібна першою, якщо компанія вже має команду, але HR-процеси тримаються на таблицях, чатах та ручному контролі. Наприклад:

• HR вручну веде дані про співробітників.
• Відпустки погоджуються в месенджерах.
• Онбординг залежить від пам’яті менеджера.
• Складно відстежувати лікарняні та відсутності.
• Оцінювання проводиться вручну.
• Немає єдиної HR-аналітики.
• Керівники не бачать актуальної інформації про команду.

У такій ситуації HRM допоможе усунути хаос і зменшити навантаження на HR-команду.

Обирайте систему ATS + HRM, якщо хочете охопити весь шлях працівника

Якщо компанія одночасно активно наймає та працює з внутрішніми HR-процесами, окремої ATS або окремої HRM може бути недостатньо. Тоді краще обирати систему, яка поєднує обидва напрями:

• Рекрутинг.
• Базу кандидатів.
• Онбординг.
• Профілі співробітників.
• Відпустки та лікарняні.
• Оцінювання.
• Опитування.
• Цілі.
• HR-аналітику.

Такий підхід допомагає уникнути розривів у процесах. Кандидат після оферу стає співробітником, а HR-команда не переносить дані вручну між різними системами.

Чому окремі інструменти можуть ускладнювати роботу

На початковому етапі може здаватися зручним використовувати різні інструменти для різних завдань: окрема таблиця для кандидатів, окрема система для відпусток, окремі форми для оцінювання, окремий документ для онбордингу, окрема таблиця для HR-аналітики.

Однак зі зростанням компанії такий підхід починає створювати проблеми:

• Дані дублюються.
• Частину інформації потрібно переносити вручну.
• Складно контролювати доступи.
• HR, рекрутери й менеджери працюють у різних файлах.
• Губиться історія кандидата після оферу.
• Онбординг не пов’язаний із рекрутингом.
• Аналітика збирається вручну.
• Складно побачити повну картину щодо людини.

Тому важливо враховувати не лише вартість окремих сервісів, а й час, який витрачає команда. Якщо HR щодня витрачає години на оновлення таблиць, нагадування, перенесення даних і пошук інформації, це також є вартістю процесу.

Як HURMA поєднує ATS і HRM

HURMA — це система, яка об’єднує ATS і HRM в одному середовищі. Тобто компанія може вести кандидата у воронці найму, а після оферу продовжити роботу з ним уже як зі співробітником.

У рекрутингу HURMA допомагає:

• Створювати вакансії.
• Вести кандидатів по етапах.
• Бачити всю воронку найму.
• Зберігати резюме та історію комунікації.
• Працювати з менеджерами, які беруть участь у наймі.
• Формувати базу кандидатів.
• Аналізувати ефективність рекрутингу.

В HRM HURMA допомагає:

• Вести профілі співробітників.
• Запускати онбординг.
• Працювати з відпустками та лікарняними.
• Вести облік робочого часу.
• Проводити опитування.
• Запускати оцінювання.
• Працювати з цілями.
• Бачити HR-аналітику.

Головна перевага такого підходу — зменшення розривів між процесами. Рекрутинг не закінчується окремою таблицею. Дані кандидата не потрібно переносити вручну. Новий співробітник не губиться між офером і першим робочим днем. HR, рекрутер і менеджер працюють в одному контексті.

Як зрозуміти, що компанії вже потрібна система

Компанії варто замислитись про ATS, HRM або систему, яка поєднує обидва напрями, якщо HR-процеси починають залежати від ручного контролю.

Ознаки, що час автоматизуватися:

• Рекрутери ведуть кандидатів у таблицях.
• HR вручну оновлює дані співробітників.
• Менеджери не бачать статусів найму.
• Відпустки погоджуються в чатах.
• Онбординг запускається вручну.
• Оцінювання проводиться в окремих формах.
• Аналітику доводиться збирати вручну.
• Кандидати й співробітники губляться між різними інструментами.
• HR-команда витрачає багато часу на повторювані завдання.

Якщо таких ознак кілька, компанії потрібна не ще одна таблиця, а система, яка допоможе тримати HR-процеси в порядку.

Підсумуємо

ATS і HRM закривають різні завдання, але обидві системи потрібні для якісного управління людьми в компанії.

HURMA допомагає охопити обидва напрями: автоматизувати рекрутинг, вести HR-процеси та бачити повний шлях людини — від кандидата до співробітника. Спробуйте HURMA, щоб об’єднати ATS і HRMS-процеси в одній системі та усунути рутину.