AIR Brands оптимізує процеси в CRM: досвід NetHunt

Зростання будь-якої агенції незмінно призводить до дефіциту найціннішого ресурсу – часу. Керівники витрачають години на пошук необхідних документів, аналітика збирається по крихтах з різних таблиць, а клієнти змушені чекати відповіді довше, ніж це передбачено.

Щоб розірвати це коло рутини, потрібен єдиний робочий простір, який звільнить ресурс для головного – закриття угод. У цьому матеріалі ми розповімо, як агенція AIR Brands оптимізувала свої процеси за допомогою NetHunt CRM, і поділимося дієвими порадами.

Зберігайте весь контекст по клієнту на єдиній картці

Коли проєкт переходить з одного відділу до іншого, інформація часто губиться. У менеджерів свої нотатки, у команди супроводу – свої. Якщо ці дані зберігаються в різних чатах, передача клієнта перетворюється на довге з’ясування деталей. Це гальмує роботу та створює ризик помилок ще на старті проєкту.

Щоб уникнути таких прогалин та пришвидшити передачу справ, створіть єдину базу даних. Наприклад, AIR Brands зібрали всю інформацію в одному просторі NetHunt CRM. Замість того, щоб перепитувати колег, співробітники просто відкривають картку клієнта.

Там уже зафіксовані:

• уся історія комунікацій та актуальні контакти;
• необхідні документи, бріфи та договори;
• час, який знадобився для закриття угоди;
• причини відмови.

Будуйте воронку продажів під власні потреби, а не шаблони

Не всі угоди рухаються воронкою однаково. Один клієнт приходить із чітким запитом і швидко погоджує співпрацю. Іншому потрібно більше часу: порівняти варіанти, обговорити бюджет, погодити рішення з керівництвом. Коли процеси стають складнішими, важко відстежити, на якому етапі заявка і що робити далі.

Щоб бізнес не гальмував, CRM-система повинна бути гнучким інструментом, який адаптується під ваш цикл продажів. Команда AIR Brands спиралася саме на цей принцип і побудувала воронку під реалії своєї агенції.

Щоб інформація по кожній угоді була вичерпною, AIR Brands додали в систему 4 обов’язкові поля:

• Джерело клієнта: щоб чітко бачити, які канали залучення (пошук, рекомендації, соцмережі) працюють найкраще.
• Ймовірність угоди – допомагає менеджеру швидко оцінити перспективу продажу. Чим вищий показник, тим більше шансів на оплату; чим нижчий – тим більше уваги потребує угода.
• Тип продукту: допомагає розділяти запити за напрямками, наприклад, YouTube-просування чи відеопродакшн.
• Очікуваний дохід: показує суму, яку компанія планує заробити з конкретного проєкту.

Делегуйте нагадування системі, щоб не втрачати домовленості

Успіх у переговорах часто залежить від пунктуальності. Коли замовник вчасно отримує обіцяну презентацію або лист-уточнення після зустрічі, він бачить ваш професіоналізм. Проте, тримати всі ці мікрозавдання в голові – прямий шлях до помилок і втрати лояльності.

Замість того, щоб покладатися на пам’ять, переведіть нагадування в автоматичний режим. Наприклад, в AIR Brands цю функцію закриває NetHunt CRM. Платформа сама підказує менеджерам, що і коли потрібно зробити.

Що це дає на практиці:

• Фахівці починають робочий день із готовим списком пріоритетів і працюють без хаосу. Це корисно, коли агенції працюють з великими брендами та чималою кількістю завдань.
• Жоден фоллоу-ап не запізнюється, що формує довіру з боку замовника.
• Усі обіцянки зафіксовані в єдиному середовищі – забути про дзвінок чи лист неможливо.

Переходьте на дашборди в реальному часі замість ручних звітів

Традиційні таблиці з підсумками мають один недолік – інформація в них застаріває ще до того, як керівник закінчить зводити цифри. Крім того, ручна робота краде дорогоцінний час, який краще інвестувати в масштабування бізнесу чи навчання команди.

Команда AIR Brands вирішила це питання за допомогою дашбордів у NetHunt CRM, які оновлюються щомиті. Тепер на одному екрані топ-команда чітко бачить по кожному менеджеру:

• наскільки близько він до виконання фінансових цілей;
• які саме продукти агенції зараз генерують найбільший прибуток;
• де саме утворюються вузькі місця і на яких етапах гальмуються угоди;
• яка тривалість циклу від першого дотику до переказу коштів.

Завдяки дашбордам змінився сам підхід до щотижневих нарад та зустрічей тет-а-тет із менеджерами. Наприклад, якщо великий проєкт раптово відпадає, керівник підіймає всю історію угоди: листи, переписку, підключені робочі чати. Це дає змогу на основі реальної історії розібратися, що сталося.

Правильний робочий простір здатен повністю змінити динаміку команди. Після впровадження NetHunt CRM керівництво AIR Brands отримало контроль над продажами. Менеджери – зручний інструмент для самодисципліни.

Ця система повністю змінила і хід нашої роботи, і контроль над нею,

– зазначають в агенції.

Щоб ваш перехід на CRM був таким же ефективним, команда AIR Brands радить дотримуватися трьох принципів:

• Уникайте надмірності: використовуйте тільки ті інструменти, які дійсно потрібні прямо зараз.
• Спрощуйте воронку: довгі ланцюги етапів ускладнюють рух угоди, тому робіть статуси максимально конкретними.
• Починайте з аналітики: налаштуйте персональні дашборди відразу, щоб бачити результати своїх дій.

Як підкреслює Ірина Моруга, ССО в AIR Brands:

Вибудувані процеси – це фундамент. Бо клієнти довіряють нам не рекламні бюджети, а дещо важливіше – свою репутацію і розвиток. І це той випадок, коли треба бути на висоті щодня, а не лише в презентаціях.

Організуйте продажі і роботу команди в єдиному просторі.

Спробуйте NetHunt CRM – перші 14 днів безплатні.