Зразок посвідчення про відрядження: як заповнити документ

Бланк посвідчення на відрядження — це документ, який традиційно підтверджує факт перебування працівника у службовій поїздці, а також строки та мету такого відрядження. Раніше роботодавці зобов’язані були оформлювати посвідчення на відрядження, ставити на ньому підписи та печатки приймаючої сторони. Проте тепер порядок змінився.

Посвідчення про відрядження: скасовано чи діє у 2025 році?

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, передбачає, що працівників направляють у відрядження на підставі наказу керівника установи або його заступника. У наказі про відрядження зазначають пункт призначення, найменування підприємства, в яке відряджено працівника, строк та мету відрядження.

Посвідчення про відрядження було скасовано наказом Мінфіну «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.1997 року № 260» від 21.06.2011 № 738. Відтоді посвідчення про відрядження оформлювати не потрібно, достатньо наказу на відрядження.

Відтак, форма посвідчення про відрядження скасована як обов’язковий документ, і роботодавці більше не зобов’язані заповнювати бланки чи вести журнал відміток. Тепер факт відрядження підтверджується наказом про відрядження та первинними документами, які підтверджують перебування працівника у місці відрядження (квитки, рахунки за проживання тощо).

Оскільки посвідчення про відрядження офіційно скасовано, усі роботодавці можуть не заповнювати цей документ. Тобто зразок заповнення посвідчення про відрядження на сьогодні не є актуальним ні для бюджетних, ні для приватних установ. Проте деякі підприємства внутрішнім наказом або колективним договором залишили бланк відрядження та журнал реєстрації відряджень. У таких випадках бланк може бути використаний для внутрішнього контролю.

Наказ про відрядження є актуальним по змісту та формі і на сьогодні. Він складається у довільній формі, але обов’язково повинен містити такі реквізити:

• ПІБ та посаду працівника, який відряджається.
• Місце відрядження (підприємство, організація, населений пункт).
• Мету поїздки — наприклад: переговори, підписання договору, участь у заході тощо.
• Строк відрядження (дати вибуття та прибуття).
• Джерело фінансування витрат.

Підпис керівника та дата видання наказу.

Бланк посвідчення про відрядження

Попри те, що бланк посвідчення про відрядження новий порядок фіксації скасовує, багато бухгалтерів і кадровиків продовжують застосовувати лист відрядження (бланк) як зручний інструмент для обліку поїздок.

Типовий зразок заповнення посвідчення про відрядження включає:

• дані працівника (ПІБ, посада);
• місце призначення та мету поїздки;
• дати вибуття і прибуття;
• підписи керівника і бухгалтера;
• позначку про приймання у місці відрядження (за потреби).

Сума добових визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (ст. 170.9.1 ПК).

Документами, що засвідчують вартість понесених витрат, є розрахункові документи. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюють правила внутрішнього трудового розпорядку.

• Як направляти працівників у відрядження під час воєнного стану
• Як направити у відрядження директора та делегувати його повноваження
• Як табелювати відрядження

Відповідальність працівника за невчасний звіт про відрядження

Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях (далі — організація) забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи (ч. 1 ст. 140 КЗпП). Тому для забезпечення трудової дисципліни працівниками, що направляються у відрядження, а також урегулювання організаційних та фінансових питань, пов’язаних із відрядженнями, радимо розробити Положення про відрядження (далі — Положення). У Положенні, зокрема, визначте термін, протягом якого працівник після повернення з відрядження зобов’язаний надати звіт про використання виданих на відрядження коштів, а також (за потреби) посвідчення про відрядження з необхідними відмітками.

Ця умова не стосується працівників організацій, що повністю або частково фінансуються з державного бюджету. Зазначене питання регулює пункт 11 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.

Неподання працівником у строк, визначений Положенням, звіту про використані кошти під час відрядження та посвідчення про відрядження з необхідними відмітками можна класифікувати як порушення трудової дисципліни.

За порушення трудової дисципліни до працівника можна застосувати тільки один з таких заходів стягнення:

• догана;
• звільнення.

Законодавство, статут і положення про дисципліну можуть передбачати для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП).

Варто пам’ятати, що дисциплінарне стягнення роботодавець застосовує безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не можна накласти пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП).

Роботодавець має право одноосібно, не створюючи комісію, прийняти рішення про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності на підставі документів, зокрема, пояснень працівника та встановлених фактів.