Як позбутися повторюваних проблем
Якщо ви вирішували одну й ту саму проблему тричі, у вас не проблема з етикою праці — у вас відсутня система.
Ключові висновки
- Системне мислення — це звичка бачити речі як системи, а не ізольовані події.
- Звичайний мислитель, зіткнувшись із повільним обслуговуванням клієнтів, наприклад, каже: «Давайте відповідати швидше». Системний мислитель запитує, чому обслуговування повільне, і створює шаблони, правила маршрутизації та автоматизації, щоб швидкість стала автоматичною і не залежала від того, що хтось намагається більше.
Дозвольте розповісти вам коротку історію.
У 1990-х роках у Норвегії з’явилося нове місто, побудоване багатим олігархом, який вирішив створити нове поселення та жити там. Протягом приблизно п’яти років після створення міста будинки там постійно горіли. Пожежники приїжджали, гасили пожежу, їхали додому, а потім поверталися наступного разу. Вони навіть найняли більше пожежників і загасили більше пожеж.
Це було холодне місто. Пожежі, що спалахували через день, не мали сенсу. Усі запитували: «Як нам краще боротися з цим вогнем?» Зрештою, один із мешканців виявився кмітливим і поставив інше запитання: «Чому ця пожежа постійно виникає, і як нам запобігти її виникненню?»
Що вони виявили: підрядник, який збудував місто, використав тонкий, легкозаймистий матеріал над цеглою для звукоізоляції кожної кімнати, включно з кухнями. Кожна кухня в кожному будинку була, по суті, пожежею, що чекала свого часу. Рішення було простим: проникнути в кожну кухню і видалити цей шар. Вони також встановили в кожному будинку пристрій, який сповіщав пожежну службу в момент виявлення диму. Сьогодні ми знаємо це як детектор диму.
Після усунення першопричини спалахи пожеж припинилися повністю.
Це і є системне мислення. Пожежники працювали наполегливо і думали, що вони роблять усе правильно. Але наполеглива робота в межах системи, яку можна виправити, неефективна. Кмітлива людина бачить різницю.
Ця історія вигадана, але ви зрозуміли суть.
То що ж таке системне мислення?
Системне мислення — це звичка бачити речі як системи, а не ізольовані події.
Замість того, щоб запитувати: «Як мені вирішити цю проблему прямо зараз?», ви запитуєте: «Який процес, структура чи механізм може вирішувати це повторювано, з меншими зусиллями, щоразу, коли це виникає?»
Звичайний мислитель, зіткнувшись із повільним обслуговуванням клієнтів, наприклад, каже: «Давайте відповідати швидше». Системний мислитель запитує, чому обслуговування повільне, і створює шаблони, правила маршрутизації та автоматизації, щоб швидкість стала автоматичною і не залежала від того, що хтось намагається більше.
1. Усе — це процес
Кожен повторюваний результат, добрий чи поганий, походить від процесу, незалежно від того, чи ви його навмисно розробили, чи ні. Співробітники постійно запізнюються? Клієнти постійно плутаються? Ті самі помилки повторюються? Ймовірно, це системна проблема.
Більшість людей інстинктивно звинувачують людей. Більш виважений інстинкт — запитати, яка система призвела до цього результату, а потім виправити систему.
2. Припиніть вирішувати одну й ту саму проблему тричі
Якщо ви виправляли щось вручну тричі, це ознака того, що потрібне постійне рішення, а не четверте ручне виправлення. Не покладайтеся на пам’ять або на наявність когось.
Я спілкувався з людиною, яка раніше працювала в McDonald’s. Вже в перший день роботи він готував бургери, хоча ніколи раніше не готував. McDonald’s покладається не на талановитих кухарів бургерів. Він покладається на систему та простий контрольний список. Система створює бургер, а не природні здібності людини. Це і є систематизація.
3. Повторюваність перемагає геній
Одноразовий геніальний результат менш цінний, ніж середній результат, який надійно відбувається щоразу.
Кілька років тому ми жили далеко від міста, і знайти прибиральницю було майже неможливо. Громадський транспорт туди не ходив, і жодна прибиральниця не збиралася щодня їздити на таксі. Люди приходили на співбесіду, бачили, як далеко це, і ніколи не поверталися.
Потім прийшла одна жінка, почала працювати і продовжувала приходити. Вона знайшла групу водіїв у Facebook і домовилася про угоду: той самий водій, вранці та ввечері, фіксована щомісячна ставка. Вона визначила проблему, створила повторюване рішення та реалізувала його. Ми залишили її. Таке мислення відділяє того, хто переживає складну ситуацію, від того, хто просто скаржиться на неї.
4. Думайте в термінах введення → процес → виведення
Коли щось іде не так, не просто дивіться на результат. Простежте назад. Погані відгуки про додаток? Замість «користувачі злі», запитайте: Які вхідні дані спричинили це? Де процес дав збій? Які показники виявили б це раніше? Знайдіть, де система зламалася, а не лише де виник біль.
5. Не будьте зайняті, будьте ефективні
Зайнятість означає, що ви постійно щось робите. Ефективність означає, що те, що ви робите, насправді дає найкращий результат за найменший час.
Наприклад, якби мені потрібно було переглянути близько 940 програмних продуктів, я міг би написати документ про те, як їх слід переглядати, і доручити комусь переглядати їх по черзі. Ця людина була б надзвичайно зайнята. Натомість цей самий документ міг би стати функцією ШІ, яка виконує перегляд у 100 разів швидше, а призначена особа вручну переглядала б лише короткий список для забезпечення якості.
Зайнятість здається продуктивною, але якщо наприкінці дня результат не відповідає витраченим годинам, години не мають значення. Багато з того, що люди називають «важкою працею», насправді є просто неефективною системою, яку ніхто не потурбувався виправити. «Працюй розумніше, а не важче» — це кліше, тому що воно правдиве.
Складна частина систематизації
Люди думають, що як тільки ви створите систему, проблема вирішена. Не завжди. Саму систему потрібно підтримувати, забезпечувати її дотримання, моніторити та вдосконалювати. Стандартні операційні процедури (SOP) є найпоширенішою формою систематизації, і їх справді важко підтримувати в робочому стані. Ви напишете дуже добрий SOP, будете задоволені ним, а через шість місяців виявите, що ніхто його не дотримується, ніхто його не оновив, і команда мовчки повернулася до того, що робить речі так, як їй подобається.
Погано розроблена або погано впроваджена система може створити більше роботи, ніж відсутність системи взагалі. А система, яка існує лише в документі, який ніхто не відкриває, — це не система; це просто текст.
Ось чому культура важливіша за будь-яку окрему систему. Систематизація вимагає проактивності: люди повинні бачити проблему, перш ніж вона стане кризою, піклуватися достатньо, щоб створити тривале рішення, і протистояти простішому варіанту — просто вирішити її вручну знову.
Резюме
Перестаньте вирішувати одну й ту саму проблему більше ніж тричі. Коли щось постійно ламається, виправляйте систему, а не лише симптом. Створюйте процеси, які працюють без єдиної точки відмови. І пам’ятайте, система настільки ж добра, наскільки добра культура, яка її підтримує.
Ключові висновки
- Системне мислення — це звичка бачити речі як системи, а не ізольовані події.
- Звичайний мислитель, зіткнувшись із повільним обслуговуванням клієнтів, наприклад, каже: «Давайте відповідати швидше». Системний мислитель запитує, чому обслуговування повільне, і створює шаблони, правила маршрутизації та автоматизації, щоб швидкість стала автоматичною і не залежала від того, що хтось намагається більше.
Дозвольте розповісти вам коротку історію.
У 1990-х роках у Норвегії з’явилося нове місто, побудоване багатим олігархом, який вирішив створити нове поселення та жити там. Протягом приблизно п’яти років після створення міста будинки там постійно горіли. Пожежники приїжджали, гасили пожежу, їхали додому, а потім поверталися наступного разу. Вони навіть найняли більше пожежників і загасили більше пожеж.
Це було холодне місто. Пожежі, що спалахували через день, не мали сенсу. Усі запитували: «Як нам краще боротися з цим вогнем?» Зрештою, один із мешканців виявився кмітливим і поставив інше запитання: «Чому ця пожежа постійно виникає, і як нам запобігти її виникненню?»
Джерело новини: www.entrepreneur.com