Львівська міськрада впроваджує цифровізацію рекрутингу з HURMA
Клієнт: Львівська міська рада — орган місцевого самоврядування, який одним із перших в Україні почав системно впроваджувати HR-підхід у муніципальному управлінні.
Виклик: рекрутинг у міській раді був розподілений між Google-файлами, Excel-таблицями, усними запитами й ручним контролем. Через це було складно відстежувати вакансії, фіксувати запити від керівників, зберігати історію кандидатів і доказово показувати, що відбувається з підбором.
Рішення: HURMA як єдине робоче середовище для рекрутингу: створення вакансій, ведення кандидатів, інтеграція відгуків із job-сайтів, фіксація етапів, статусів, комунікації, тегів і бази потенційних кандидатів.
Результат: Львівська міська рада систематизувала рекрутинг, перейшла від несистематизованих запитів і таблиць до прозорого процесу, скоротила ручну роботу в аналітиці та звітності й отримала доказову базу для аналітики та комунікації всередині організації.
Про Львівську міську раду та HR-напрям
Львівська міська рада — орган місцевого самоврядування, в якій, як і в решті українських муніципалітетів, робота з людьми довго сприймалася передусім через кадрові документи, процедури й адміністративні процеси. Але команда офісу управління персоналом поступово розширює цю роль: від класичного кадрового адміністрування до HR-підходу, де в центрі — люди та їх потенціал, таланти, корпоративна культура, мотивація, навчання та розвиток людського капіталу.
Для Наталії Рудкевич, заступниці директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради, цей перехід був не просто амбітною ціллю. Вона прийшла в міську раду з бізнесу, де автоматизований HR уже був звичною практикою, і побачила: у місцевому самоврядуванні теж можна будувати системний, сучасний і людяно орієнтований підхід до рекрутингу.
«Ми є перший муніципалітет в Україні, який впровадив якісний HR у свою структуру. У бізнесі HR — це звична історія, а в місцевому самоврядуванні це був нонсенс. Ніхто не вірив, що це можливо, інтегрувати і зробити якісно та про людей, але нам це вдається, адже ми відстежуємо тенденції ринку та зважаємо на сучасні виклики часу».
— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Як було до HURMA: Google-файли, Excel і запити “на словах”
До цифровізації рекрутинг у міській раді був менш структурованим: частина інформації жила в Google-файлах, Excel-таблицях, листуваннях або усних домовленостях. Через це складно було швидко зрозуміти, які вакансії в роботі, хто подав запит, який профіль кандидата потрібен і що вже зроблено по підбору.
Особливо гостро це відчувалося в комунікації з командами. Якщо запит на підбір не був зафіксований, HR-команда не мала єдиного місця, де можна було б підтвердити, коли він надійшов, у якому форматі й на якому етапі перебуває робота.
«Ти не можеш довести ефективність своєї роботи з вакансією, якщо не маєш конкретних даних, показників і зафіксованої історії процесу. Саме тому HR має бути системним і цифровим: щоб кожна дія, кожен етап і кожен результат мали своє підтвердження». — Наталія Рудкевич, заступниця директора офісу із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Як стало з HURMA: запит на підбір, вакансія і кандидат в одному процесі
Зараз процес рекрутингу починається із запиту на підбір. Керівник формує запит, команда бачить профіль кандидата, вимоги, примітки й далі створює вакансію в HURMA.
Це допомогло змінити саму культуру роботи з рекрутингом: якщо запиту немає в системі, він не береться в роботу. Так команда поступово адаптує культуру ради до прозорого й однакового процесу.
Єдине середовище для рекрутингу
У HURMA команда веде вакансії, кандидатів і супровід рекрутингового процесу. Відгуки з job-сайтів автоматично інтегруються в систему.
Рекрутери відстежують етапи відбору, змінюють статуси, фіксують результати комунікації та залишають примітки.
«HURMA для нас — це єдине робоче середовище для ведення вакансій, кандидатів і супроводу. Відстеження етапів відбору, зміна статусу, фіксація результатів комунікації — це дуже зручно».
— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
База кандидатів: не втрачати людей після однієї вакансії
Одна з найцінніших можливостей для Львівської міської ради — формування структурованої бази кандидатів. Якщо людина не підійшла на одну вакансію, але має релевантний досвід або компетенції, команда може повернутися до неї пізніше.
У цьому допомагають теги: за професійними напрямами, компетенціями, досвідом або іншими важливими характеристиками. Так кандидат не зникає після першої відмови, а залишається в базі потенційного кадрового резерву.
«Теги спрощують пошук за професійними напрямами, компетенціями, досвідом чи іншими важливими характеристиками. Це допомагає структурувати базу кандидатів, швидше знаходити потрібних людей і повертатися до релевантних кандидатів пізніше». — Наталія Рудкевич, заступниця директора офісу із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Для Наталії як керівниці важливо бачити повну картину по рекрутингу: які вакансії в роботі, скільки кандидатів на етапах, які дії вже зроблені, де є рух, а де потрібна увага.
«Для мене, як для керівниці, це про розуміння ситуації: яка динаміка рекрутингу, яка актуальна інформація по вакансіях і кандидатах, чи отримуємо зворотний звʼязок від колег, куди було передано кандидатів. — Наталія Рудкевич, заступниця директора офісу із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Звітність за 5 хвилин та 50% заощадженого робочого часу на аналітиці
У Львівській міській раді, як і в решті публічних структур, чимало звітів, планів і підсумкових документів, тому рекрутингова аналітика не може триматися лише на Excel-таблицях. Без системи підготовка таких даних забирала б значну частину робочого часу: потрібно було б вручну збирати інформацію, звіряти статуси, рахувати кандидатів і перевіряти, що відбувається з кожною вакансією.
HURMA допомагає швидше отримувати потрібні дані. Відгуки з job-сайтів інтегруються в систему, кандидати проходять етапи в єдиному середовищі, а інформацію про поточну ситуацію в рекрутингу можна швидко подивитися без ручного пошуку в таблицях.
«Враховуючи, що у нас дуже багато звітів, планів і різних підсумкових документів, думаю, без HURMA це точно займало б половину робочого часу. А коли мені потрібна оперативна інформація про кандидатів, вакансії, співбесіди чи графіки, ми з командою рекрутерів можемо буквально за 5 хвилин її вивести й отримати цілісну картину процесу».
— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Партнерство HURMA і Львівської міської ради
Цей кейс важливий не лише як приклад цифровізації рекрутингу. Для Наталії це ще й історія про партнерство бізнесу та міста: коли є запит на зміни з боку органу місцевого самоврядування і готовність бізнесу підтримати цей запит технологічно.
Наталія окремо підкреслює: HR має з’являтися не лише в бізнесі, а й у муніципальному та державному секторах України, бо в цілому система HR, рекрутингу, база кандидатів, запити, аналітика й прозорість процесу потребують системності.
«Я послідовно просуваю ідею, що повноцінна HR-функція має бути в кожному муніципалітеті України. Адже саме в органах місцевого самоврядування працюють люди, які щодня формують спроможність наших міст, — і це частина людського капіталу України». — Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів Офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Також Наталія додає: щоб управляти цим капіталом якісно й системно, недостатньо окремих HR-ініціатив. Потрібні сучасні підходи, цифрові HR-платформи та системи, які дозволяють працювати з людьми стратегічно й на довгострокову перспективу.
«І тут важливо говорити не про те, як муніципалітети можуть “перейняти досвід бізнесу”. Важливо показувати інше: сучасний HR можливий у міській раді. Ми вже маємо такі практики, які працюють у муніципальному середовищі, і їх можна масштабувати на інші міста України». — Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів Офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Результати автоматизації
«Без digital-платформ неможливо зробити HR у муніципальному управлінні якісно»
Що це дало Львівській міській раді на практиці:
- рекрутинг став системним процесом, а не набором таблиць, листувань і усних запитів;
- HURMA стала єдиним робочим середовищем для вакансій, кандидатів і супроводу підбору;
- команда отримала структуровану базу кандидатів, до якої можна повертатися для нових вакансій;
- запити на підбір стали зафіксованими й прозорими для всієї команди міста;
- HURMA заощадила до 50% робочого часу на аналітиці й звітності;
- інформацію про кандидатів у роботі команда може отримати за 5 хвилин.
Для Львівської міської ради HURMA стала частиною ширшого переходу від кадрового адміністрування до сучасного HR-підходу в органі місцевого самоврядування.
«Потрібно будувати HR не навколо кадрів, а навколо людей. І ця функція має працювати системно: з чіткими процесами, відповідальністю та єдиними підходами до управління людським капіталом. Бо не може бути так, що в одному муніципалітеті HR-функція розвинена, в іншому її фактично немає, а десь вона тримається на одній людині. Якщо ми говоримо про спроможні міста та людський капітал України, HR має стати системною функцією кожного муніципалітету».
— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради
Хочете систематизувати рекрутинг, запити на підбір, базу кандидатів і звітність в одному середовищі? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як автоматизація спрацює саме у вашій команді.