Кадрові звіти 2027: майбутнє українського ринку праці

Підготовка звітності до державних органів — один із найважливіших і найоб’ємніших напрямів роботи кадрової служби. Роботодавці подають відомості про працівників, трудові відносини, заробітну плату, сплату ЄСВ, ПДФО та військового збору. Частину цих даних кадрова служба готує спільно з бухгалтерією, а деякі відомості подаються безпосередньо у зв’язку з прийняттям, звільненням чи іншими змінами у трудових відносинах. Розглянемо, які кадрові звіти потрібно складати у 2027 році.

Кадрові звіти 2027

Законодавство не передбачає єдиного документа під назвою «кадровий звіт». Залежно від специфіки діяльності та статусу роботодавця, у 2027 році можуть подаватися такі звіти:

• Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, сум утриманого з них податку на доходи фізичних осіб та військового збору, а також сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ).
• Відомості про трудові відносини та рух працівників до Пенсійного фонду України.
• Статистична звітність з праці (якщо роботодавця включено до переліку респондентів).
• Інша спеціальна звітність, обов’язок щодо якої виникає залежно від діяльності роботодавця та категорії працівників.

Основний звіт, пов’язаний із трудовими відносинами, — це вже згаданий Податковий розрахунок. З 2026 року для різних категорій роботодавців діє різна періодичність його подання. У 2027 році важливо враховувати ці зміни. Зокрема, для юридичних осіб — податкових агентів зберігається місячний порядок подання цього розрахунку. Водночас для ФОП та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, звітність щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ стала квартальною.

Юридичні особи як податкові агенти продовжують подавати Податковий розрахунок щомісяця. Зміни, запроваджені у 2026 році, не перевели звичайних юридичних осіб на квартальне звітування.

У складі Податкового розрахунку, залежно від ситуації, подаються відповідні додатки:

• Д1 — відомості про нарахування заробітної плати та ЄСВ застрахованим особам.
• 4ДФ — відомості про доходи фізичних осіб, ПДФО та військовий збір.
• Д5 — відомості про трудові відносини та періоди проходження військової служби.
• Д6 — відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб (за наявності відповідних підстав).

З 1 серпня 2026 року застосовуються оновлені форми Податкового розрахунку, затверджені наказами Мінфіну № 243 та № 284. Отже, при підготовці звітності у 2027 році кадровику та бухгалтеру необхідно уважно перевіряти, яка форма Податкового розрахунку буде чинною на відповідну дату.

Окремий напрям кадрової звітності пов’язаний із передаванням інформації до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Відомості про трудові відносини працівників надходять до Реєстру, зокрема, через повідомлення про прийняття на роботу та інші звітні відомості роботодавця. Для кадровика це означає, що важливо своєчасно подавати відомості про кадрові зміни, які впливають на інформацію в Реєстрі.

Зокрема, уваги потребують такі події:

• прийняття працівника;
• звільнення;
• переведення;
• зміна посади;
• зміна інших відомостей про трудові відносини, якщо інформація про них підлягає передачі до Реєстру.

За правилами, що діяли у 2026 році, відомості про рух кадрів у передбачених випадках необхідно подавати не пізніше наступного дня після настання відповідної події. Тому кадровику не варто сприймати кадрову звітність лише як періодичні місячні або квартальні звіти. Частина інформації подається оперативно, у зв’язку з конкретною кадровою подією.

Зверніть увагу, що роботодавців, які бронюють працівників, зобов’язали подавати до ПФУ відомості про рух працівників не пізніше ніж протягом наступного дня після:

• прийняття працівника на роботу,
• переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого,
• або переведення на іншу постійну посаду чи роботу,
• звільнення,
• поновлення на роботі,
• тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору.

Звітність із праці до Держстату

ВАЖЛИВО!

Не всі кадрові документи є звітами. Наприклад, графік відпусток, штатний розпис, накази з кадрових питань, особові картки, табелі обліку робочого часу є кадровими документами, але не є звітністю до державних органів. Водночас інформація з кадрових документів використовується для формування та подання відповідної звітності. Наприклад, дані про прийняття, звільнення, посаду, заробітну плату та інші кадрові зміни можуть бути необхідні для заповнення відповідних звітних форм.

Щоб без помилок організувати кадрову звітність у 2027 році, варто наприкінці 2026 року:

• перевірити, які звіти подає підприємство;
• визначити періодичність кожного звіту;
• перевірити актуальні форми;
• перевірити дані про працівників у кадровій системі;
• звірити інформацію про прийнятих та звільнених працівників;
• перевірити правильність назв посад і кадрових змін;
• узгодити взаємодію кадрової служби та бухгалтерії;
• сформувати календар звітності на 2027 рік;
• перевіряти зміни законодавства протягом року.

Особливу увагу варто приділити даним, які передаються до Пенсійного фонду. Адже Реєстр застрахованих осіб містить інформацію про трудові відносини, заробіток, страховий стаж та інші відомості, необхідні для соціального страхування і пенсійного забезпечення.