Цей матеріал підготовлено на основі відкритих офіційних джерел станом на липень 2026 року. Він несе суто інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Правила та галузеві критерії можуть зазнавати змін, тому перед поданням документів слід перевіряти актуальні вимоги відповідного державного органу.

Значення статусу критично важливого підприємства

Підприємство, установа або організація може бути визнана критично важливою, якщо її діяльність має суттєве значення:

• для функціонування економічної системи;
• для забезпечення життєвих потреб населення;
• для задоволення потреб Збройних Сил України та інших військових формувань;
• для функціонування окремої галузі або регіону.

Основні правила визначення критичності та процедури бронювання встановлені постановою Кабінету Міністрів України №76.

Надання такого статусу можуть здійснювати міністерства, інші центральні органи виконавчої влади або обласні військові адміністрації, залежно від сфери діяльності, місцезнаходження та підстав, на яких підприємство обґрунтовує свою значущість.

Так, виробнича компанія може звертатися до відповідного профільного міністерства, тоді як підприємство, що має регіональне значення, — до обласної військової адміністрації.

Для компаній оборонно-промислового комплексу та тих, що є критично важливими для забезпечення потреб ЗСУ, передбачені окремі процедури. Статус у таких випадках визначається уповноваженим органом Міністерства оборони.

Статус критичності та бронювання: розмежування понять

Отримання статусу критично важливого не означає автоматичного надання відстрочки від мобілізації всім працівникам компанії.

Цей статус надає юридичній особі можливість подавати своїх військовозобов’язаних співробітників на бронювання. Однак кожна кандидатура проходить індивідуальну перевірку на основі даних державних реєстрів, вимог до зайнятості, військового обліку, рівня заробітної плати та доступної для підприємства квоти.

Таким чином, процес включає щонайменше три етапи:

1. Підприємство підтверджує свій статус критично важливого.
2. Інформація про підприємство вноситься до відповідного Єдиного переліку.
3. Уповноважена особа підприємства подає через Дію заяву на бронювання конкретних співробітників.

Послуга бронювання є доступною на порталі Дія. Для компаній зі статусом критично важливих стандартний термін обробки заяви становить до трьох робочих днів. Сам працівник не подає заявку на бронювання; цей процес ініціюється та організовується роботодавцем.

Ці аспекти детально висвітлені у публікаціях “Бронювання працівників, ІТ-фахівців і ФОПів: критерії, документи та правила” та “Що змінила постанова №692”.

Критерії відповідності підприємства

Для набуття або підтвердження статусу компанія повинна відповідати критеріям, визначеним Кабінетом Міністрів, а також вимогам органу, до якого звертається. Для приватних підприємств обов’язковими є два критерії:

• досягнення певного рівня середньої нарахованої заробітної плати;
• відсутність заборгованості з податків.

Додатково підприємство має підтвердити відповідність ще щонайменше одному критерію, виходячи зі специфіки своєї діяльності. Це може бути, зокрема:

• стратегічне значення для економіки чи безпеки держави;
• суттєве значення для певної галузі;
• важливість для територіальної громади або регіону;
• значний обсяг сплачених податків;
• обсяг валютних надходжень;
• статус резидента Дія.City;
• забезпечення потреб Сил оборони;
• інші галузеві або регіональні фактори.

Конкретний перелік необхідних документів залежить від критеріїв, встановлених відповідним міністерством або військовою адміністрацією. Тому компанії недостатньо обмежитися вивченням загальної постанови Кабміну — необхідно ознайомитися з чинним наказом чи розпорядженням органу, який прийматиме рішення.

Зони відповідальності HR

Хоча процес формально може бути доручений керівнику, уповноваженій особі, фахівцю з військового обліку або юристу, HR-відділу необхідно забезпечити контроль над наступними аспектами:

• офіційне працевлаштування співробітників;
• дата початку трудових відносин;
• наявність основного місця роботи або сумісництва;
• відповідність займаної посади;
• приналежність до структурного підрозділу;
• інформація про переведення;
• відомості про тимчасове призупинення трудового договору;
• дані про поновлення трудових відносин;
• інформація про звільнення;
• актуальний розмір нарахованої заробітної плати;
• стан військово-облікових даних;
• наявність інших підстав для отримання відстрочки;
• чинність оформленого бронювання;
• термін дії статусу критичності підприємства;
• документація, що підтверджує відповідність підприємства встановленим критеріям.

Неточність в одному з цих пунктів може стати причиною зупинки всього процесу. Наприклад, якщо співробітник фактично працює в компанії, але інформація про його трудові відносини ще не внесена до Пенсійного фонду, Дія може некоректно відобразити дані про працівника або загальну кількість військовозобов’язаних. Тому процес бронювання не може існувати окремо від кадрового адміністрування.

Організація процесу бронювання всередині компанії

Ефективний процес бронювання розпочинається з ретельної звірки даних:

1. Визначення відповідальних осіб. У процесі зазвичай задіяні HR-відділ, фахівець з військового обліку, бухгалтерія, юридична служба, керівники підрозділів, уповноважена особа для подання та підписання заяви, а також керівник підприємства. Для кожного етапу необхідно призначити відповідального: хто перевірятиме заробітну плату, хто звірятиме військово-облікові дані, хто погоджуватиме критичні посади, хто подаватиме заяву та хто контролюватиме терміни.
2. Ідентифікація критично важливих для роботи посад. Базова квота для більшості критично важливих підприємств становить до 50% від загальної кількості військовозобов’язаних працівників. Необхідно оцінити, чи зупиниться виробничий процес без певного спеціаліста, скільки часу знадобиться на його заміну, чи має він унікальну кваліфікацію, чи вимагає робота спеціальних допусків або сертифікатів, чи забезпечує він функціонування критичного обладнання або IT-систем, чи впливає його відсутність на безпеку виробництва, а також які можливі наслідки його тривалої відсутності для виконання контрактів, виробничих планів або роботи з клієнтами.
3. Перевірка трудових відносин. Працівник повинен бути офіційно працевлаштований, а інформація про нього — актуальною в Реєстрі застрахованих осіб. Необхідно перевірити дату прийняття на роботу, тип зайнятості, наявність сумісництва, посаду, інформацію про переведення, статус трудового договору та дані про звільнення. Якщо Дія відображає некоректну кількість військовозобов’язаних, це може свідчити про те, що реєстр «Оберіг» не отримав підтвердження про працевлаштування від Пенсійного фонду. Для актуалізації даних роботодавець подає відповідну інформацію через портал електронних послуг ПФУ у розділі «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини».
4. Звірка військово-облікових даних. Перед поданням списку відповідальний за військовий облік повинен переконатися, що особа перебуває на військовому обліку, її персональні дані актуальні, правила військового обліку дотримуються, немає інших підстав для відстрочки, особа не заброньована іншим роботодавцем і може бути врахована в квоті саме цього підприємства. HR-відділ не повинен робити самостійних юридичних висновків щодо права на відстрочку, але зобов’язаний надати відповідальній особі всю необхідну кадрову інформацію.
5. Перевірка критерію заробітної плати. Бухгалтерія повинна підтвердити середню нараховану заробітну плату по підприємству, зарплату кожного працівника, якого планують бронювати, відсутність податкової заборгованості та відповідність даних у довідках і звітності. Важливо орієнтуватися саме на нараховану заробітну плату до оподаткування, а не на суму, яку працівник отримує на банківську картку. Окрему увагу слід приділити місяцям з неповною зайнятістю, періодами лікарняних, відпусток без збереження заробітної плати або іншим обставинам, які можуть вплинути на розмір нарахування.
6. Формування та подання заяви. Заява на бронювання подається через платформу Дія. Її підписує керівник або інша уповноважена особа, яка має відповідні повноваження діяти від імені підприємства. Перед підписанням необхідно перевірити, чи всі працівники офіційно працевлаштовані, чи не перевищено встановлену квоту, чи відповідає заробітна плата встановленим вимогам, чи відсутні дублікати, чи актуальні військово-облікові відомості, чи не включено до списку звільненого працівника та чи чинний статус критичності підприємства.

Після обробки заяви результат буде відображено в електронному військово-обліковому документі працівника. HR-відділу необхідно зафіксувати дату подання заяви, отриманий результат, дату початку та завершення періоду бронювання, причину відмови (якщо така була), наступну точку контролю та відповідальну особу за повторну перевірку. Не варто покладатися виключно на те, що працівник самостійно відстежуватиме статус у додатку Резерв+. Контроль чинності бронювань є внутрішнім процесом роботодавця.

Документи, що вимагають централізованого обліку

Компанії необхідно мати централізований перелік документів та термінів, пов’язаних із отриманням та підтримкою статусу критичності. Цей перелік має включати:

• рішення про визнання підприємства критично важливим;
• дати початку та завершення терміну дії цього рішення;
• орган, що прийняв відповідне рішення;
• критерії, за якими підприємство було визнано таким;
• документи, що підтверджують відповідність кожному критерію;
• довідку про відсутність податкової заборгованості;
• розрахунок середньої заробітної плати;
• інформацію щодо галузевого або регіонального критерію;
• список військовозобов’язаних працівників;
• встановлену квоту для бронювання;
• список поданих на бронювання співробітників;
• результати розгляду заяв;
• терміни чинності оформлених бронювань;
• інформацію про кадрові зміни;
• копії повідомлень, поданих до Пенсійного фонду;
• причини відмови у бронюванні або анулювання статусу;
• графік проведення повторного підтвердження статусу критичності.

Такий робочий реєстр не замінює офіційні державні системи, але надає HR-відділу та керівництву єдину, комплекснішу картину процесу.

Підготовка до повторного підтвердження статусу критичності

Найефективніший підхід — працювати, орієнтуючись на кінцевий термін.

За два-три місяці до закінчення терміну:

• перевірте, чи не змінилися критерії, встановлені профільним державним органом;
• визначте, за якими саме критеріями буде відбуватися подання на підтвердження;
• оцініть поточні показники заробітної плати;
• перевірте наявність податкової заборгованості;
• зіберіть необхідні галузеві документи;
• призначте відповідальних осіб за процес.

За один-два місяці до закінчення терміну:

• сформуйте повний пакет документів;
• звірте актуальні кадрові та фінансові дані;
• оновіть список військовозобов’язаних;
• перевірте доступну квоту;
• визначте пріоритетних працівників для бронювання;
• узгодьте пакет документів з юридичною службою.

Після подання документів:

• зафіксуйте дату подання;
• відстежуйте термін розгляду заяви;
• оперативно надавайте відповіді на запити державного органу;
• переконайтеся, що підприємство внесено до Єдиного переліку;
• після підтвердження статусу перевірте чинність усіх наявних бронювань та, за потреби, подайте нові заяви.

Особливо важливо пройти цю процедуру до 1 вересня 2026 року для підприємств, які підтверджуватимуть свій статус за оновленими критеріями.

Чек-лист для HR критично важливого підприємства

Статус підприємства

• Відомо, який орган надав або має надати статус.
• Перевірено актуальні критерії цього органу.
• Визначено три критерії, яким відповідає підприємство.
• Перевірено обов’язковий показник середньої заробітної плати.
• Підтверджено відсутність податкової заборгованості.
• Зібрано документи, що підтверджують додатковий критерій.
• Зафіксовано дату завершення чинності статусу.
• Створено графік для повторного підтвердження статусу.
• Підприємство внесено до Єдиного переліку.

Відповідальні особи

• Призначено загального відповідального за весь процес.
• Визначено фахівця, відповідального за військовий облік.
• Розподілено завдання між HR, payroll, юридичним відділом та керівниками підрозділів.
• Відомо, хто саме подаватиме та підписуватиме заяви в Дії.
• Передбачено механізм заміни основного відповідального на час його відсутності.

Співробітники

• Список військовозобов’язаних оновлено.
• Перевірено основне місце роботи та наявність сумісництва.
• Перевірено інші можливі підстави для отримання відстрочки.
• Звірено посади та структурні підрозділи.
• Перевірено статус трудового договору.
• Дані в системі Пенсійного фонду актуалізовано.
• Визначено ролі, критично важливі для безперервності виробничих процесів.
• Рішення щодо пріоритетності бронювання задокументовано.

Заробітна плата

• Розраховано середній показник нарахованої заробітної плати по підприємству.
• Перевірено заробітну плату кожного працівника зі списку кандидатів на бронювання.
• Враховано періоди неповної зайнятості, лікарняних та відпусток.
• Дані HR та payroll повністю співпадають.
• Показники відповідають вимогам, що набудуть чинності з 1 вересня 2026 року.

Бронювання

• Перевірено доступну для підприємства квоту.
• Список не містить дублікатів та інформації про звільнених працівників.
• Ліміт квоти не перевищено.
• Заява підписана уповноваженою особою.
• Результат розгляду заяви перевірено.
• Термін дії бронювання зафіксовано.
• Працівника поінформовано про результат.
• У разі відмов зафіксовано причини та визначено подальші кроки.

Кадрові зміни та звітність

• Інформація про прийняття на роботу оперативно подається до ПФУ.
• Інформація про переведення оперативно подається до ПФУ.
• Інформація про звільнення оперативно подається до ПФУ.
• Дотримується встановлений термін: в день події або наступний календарний день.
• Внесені зміни відображаються у Додатку 5 до місячної звітності.
• Після оновлення даних у ПФУ перевіряються відповідні показники в системі Дія.
• Ведеться історія всіх подань та кадрових змін.

Контроль

• Щомісяця проводиться звірка даних HR, payroll та військового обліку.
• Здійснюється контроль дотримання критерію щодо заробітної плати.
• Перевіряється фактичне використання квоти.
• Відстежуються зміни в законодавстві та галузевих критеріях.
• Наявні нагадування про завершення терміну дії статусу критичності та бронювань.
• Процес не залежить від персональних таблиць одного співробітника.

Як HR-система може оптимізувати рутинні завдання

HR-система не надає статусу критично важливого підприємства, не замінює функцію військового обліку і не здійснює бронювання співробітників замість роботодавця. Її основне завдання — створити надійну внутрішню основу для проходження цих процесів.

Наприклад, система HURMA дозволяє централізовано зберігати:

• актуальні картки співробітників;
• інформацію про посади;
• структурні підрозділи;
• місця розташування (локації);
• типи зайнятості;
• дати прийняття та звільнення;
• історію всіх кадрових змін;
• внутрішні документи компанії;
• призначених відповідальних за конкретні завдання;
• терміни виконання завдань та нагадування.

Це сприяє прискоренню формування внутрішніх списків, полегшує перевірку кадрового статусу співробітника, допомагає контролювати дедлайни та забезпечує ефективну координацію між HR, бухгалтерією, юристами та відповідальним за військовий облік.

Система також дозволяє налаштовувати задачі та автоматичні нагадування, наприклад:

• про необхідність перевірити актуальні критерії;
• про необхідність замовити довідку;
• про обов’язковість оновлення даних у Пенсійному фонді;
• про необхідність переглянути список співробітників;
• про необхідність перевірити показники заробітної плати;
• про наближення терміну повторного підтвердження критичності;
• про необхідність контролювати завершення терміну дії бронювання.

HURMA не перевіряє юридичне право особи на бронювання та не гарантує позитивного рішення від державного органу. Однак, система допомагає суттєво зменшити обсяг рутинної роботи та мінімізувати ризик того, що важлива кадрова зміна, документ або термін залишаться поза увагою, зберігаючись лише в індивідуальній таблиці відповідального співробітника.

Висновок

Найбільш надійний підхід полягає в тому, щоб перетворити процес бронювання з разової адміністративної задачі на чітко структурований внутрішній процес з визначеними ролями, єдиним джерелом даних, регулярними перевірками та автоматизованими нагадуваннями.

Саме такий підхід дозволяє компанії зменшити залежність від ручних таблиць і своєчасно виявляти потенційні ризики до того, як вони вплинуть на критичність підприємства або можливість бронювання співробітників.